Secrétaire Administratif Polyvalente

**L’UFCV recrute : Secrétaire Administratif/Administrative (Mi-temps)**

**Contrat**: CDD de 4 mois, mi-temps, avec possibilité de CDI

**Horaires**: 24 heures/semaine, du lundi au vendredi (horaires à convenir)

**Lieu de travail**: [Lieu de l'entreprise]

**Vos principales missions**:
**Gestion des boîtes mail**:

- Administration
- Secrétariat
- Formations
- Réclamations

**Gestion du standard téléphonique**

**Gestion du back office du site**:

- Mise en ligne des programmes et planning de formation
- Gestion des questionnaires pré et post test
- Création de fiches stagiaires et intervenants
- Facturation pour le DPC

**Gestion de la communication**:

- Création de mailings sur le planning de formation via Brevo
- Création de posts LinkedIn pour FormatCoeur et le SNC
- Rédaction de textes pour la newsletter CardioHebdo

**Gestion de la logistique des évènements**:

- **Evènements externes** (formations présentielles, webinaires, congrès) : communication avec les experts et participants, gestion des inscriptions, réservations diverses.
- **Evènements internes** (Conseils d’Administrations, Assemblées Générales) : envoi des convocations, gestion des GAP et staffs.

**Comptabilité**:

- Facturation (FAF-PM, ANDPC, formations des salariés)
- Création de devis
- Préparation et envoi de la fiche navette mensuelle
- Participation au bilan pédagogique et financier et au bilan comptable

**Certification Qualiopi**:

- Participation aux réunions de travail
- Récolte des documents nécessaires
- Mise en place de procédures internes
- Tenue du fichier de réclamations
- Formation sur le handicap et mise à jour de l’annuaire des contacts

**Relations avec les financeurs et fournisseurs**:

- Contact avec les financeurs comme le FAF-PM
- Gestion des relations avec les fournisseurs informatiques

**Votre profil**:

- Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et avez une excellente capacité de communication.
- Une expérience dans un poste similaire est un atout.

**Pourquoi nous rejoindre ?**
- Un environnement de travail dynamique et collaboratif.
- L’opportunité de contribuer à des projets diversifiés et stimulants.
- Une ambiance conviviale et professionnelle.
- Possibilité d'évolution vers un CDI.

**Les plus de ce poste**:
Possible évolution vers un CDI, avec formation assurée à la prise de poste.

Horaires flexibles en semaine, télétravail possible, déplacements indemnisés dans un cadre valorisant l'engagement et la spécialisation.

Rémunération : 1246,96 € brut/mois + avantages.

Rejoignez-nous et participez activement à notre mission

Type d'emploi : Temps partiel, CDD
Durée du contrat : 4 mois

Rémunération : 1 246,96€ par mois

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien
- Travail à domicile occasionnel

Question(s) de présélection:

- Accepteriez-vous d'être en télétravail ?
- Avez-vous déjà utilisé Brevo (ou un autre outil de mailing) pour créer des campagnes de communication ?
- Avez-vous une expérience en rédaction de posts pour LinkedIn ?
- Avez-vous déjà organisé des évènements professionnels ?
- Avez-vous une expérience en facturation BtoB ?
- Avez-vous déjà rédigé des newsletters professionnelles ?
- Avez-vous déjà utilisé des outils de gestion comptable ?
- Êtes-vous à l'aise avec les outils de communication numérique tels que Zoom ou Teams pour organiser des réunions et des webinaires ?
- Avez-vous déjà travaillé avec des outils de gestion de projets ou de tâches (comme Trello, Asana, etc.) ?
- Avez-vous une expérience dans la création et la mise en ligne de contenu sur des sites web professionnels ?
- Avez-vous de l'expérience en gestion des réclamations clients ou utilisateurs ?
- Avez-vous déjà participé à l'élaboration et à la mise en place de procédures internes ?

Expérience:

- Secrétariat: 2 ans (Requis)

Lieu du poste : Télétravail hybride (75014 Paris 14e)

Date de début prévue : 15/10/2024