Chargé de Projets événementiels

**PRÉSENTATION DE L'ENTREPRISE **:La Cité internationale universitaire de Paris (CiuP) est une fondation de droit privé reconnue d'utilité publique. Créée en 1925 pour œuvrer au rapprochement entre les peuples en accueillant des étudiants et chercheurs du monde entier, la fondation coordonne la gestion, l'animation et le développement d'un site de 34 hectares, dédié à la vie étudiante.

La Cité internationale compte 43 maisons, propriétés des universités de Paris et propose de nombreux services (accompagnement, restaurants, bibliothèque, sports, studios de musique, centre d’art contemporain, espaces verts, etc.). Elle accueille chaque année 12 000 étudiants, chercheurs, artistes et sportifs de haut niveau représentant 150 nationalités. Le personnel de la fondation compte environ 250 personnes.

Fidèle aux idéaux de ses fondateurs, la Cité internationale promeut des valeurs de paix, de tolérance, de respect mutuel et de solidarité. Elle propose aux étudiants et chercheurs qui la rejoignent un accueil bienveillant pour les aider à réussir leurs études et recherches dans notre pays.

La CiuP recrute un(e) Chargé(e) de projet évènementiel

Le/la chargé(e) de projet événementiel répond à la demande du client, propose une solution, met en œuvre et assure le suivi des évènements, dans le cadre d’évènements commerciaux, institutionnels, ou publiques. Il/elle établit un devis, coordonne, planifie, et contrôle les différentes tâches liées à l’organisation de l’événement. Il assure le lien entre la Fondation et les différents intervenants.

**DESCRIPTION DU POSTE**: Vos principales activités seront les suivantes:
Développement d’activité

Mettre en œuvre la politique commerciale de la Fondation (CA, objectifs, thématiques) en respectant les valeurs de la Fondation

Mesurer les retombées quantitatives et qualitatives de l’événement par rapport aux objectifs définis

Participer aux réunions commerciales et préparer les reportings

Mettre en œuvre les plans d’action en fonction des objectifs définis (taux d’occupation, marge, )

Participer à la démarche d’amélioration continue (enquêtes clients, produits)

Analyse du besoin et conseil

Analyser les attentes pour identifier les besoins en matière d’organisation

Etudier la faisabilité du projet dans sa dimension technique, logistique et financière

Effectuer les chiffrages, proposer un devis et négocier avec le client

Présenter le projet pour validation

Gestion administrative et commerciale du dossier

Etablir les devis, élaborer les conventions et contractualiser l’opération avec le client (devis, arrhes)

Suivre et garantir le versement des arrhes en collaboration avec l’assistant(e)

Valider les conventions exceptionnelles ou demandes spécifiques avec le service juridique

Clôturer l’évènement, élaborer le procès-verbal de l’évènement et transmettre le dossier pour facturation

Adresser les demandes supplémentaires au service comptable en collaboration avec l’assistant(e)

Production et coordination des évènements

Elaborer techniquement l’événement et planifier son organisation

Mettre en place et réaliser les repérages avec le client (techniques, prestataires et espaces) et déjeuner test

Effectuer les synthèses des repérages et élaborer les fiches de production

Effectuer les demandes d’état des lieux auprès des services interne

Mettre à jour les informations dans le logiciel AGORA

Transmettre les informations aux prestataires et équipes internes et effectuer les réunions de briefing (feuille de route/ réunions traiteurs et sécurité)

Superviser, coordonner l’évènement sur site

Coordination des prestations additionnelles externes

Recevoir les devis et commander les prestations (audiovisuel, hôtesses d’accueil, nettoyage, sécurité, team building )

Vérifier la conformité des prestations et transmettre le devis pour signature et commande

Coordonner l’organisation de l’évènement avec les prestataires

Superviser le prestataire sur site

Suivre la facturation des prestataires

Veille

Participer à la veille juridique sur les supports du service (factures, conditions générales de ventes )

Connaître le marché, les acteurs, et l’état de la concurrence dans le secteur évènementiel

Benchmarker les prestations et tarifs

**DESCRIPTION DU PROFIL**:Nous recherchons un profil Bac 3 à bac+5 - évènementiel, hôtellerie restauration, tourisme

3 à 5 ans d’expérience à un poste similaire

Maîtrise Logiciel AGORA

Organisation, rigueur, Autonomie