Chicas- Assistant(E) de Direction

Description de l'établissement:
Gap, seule ville de plus de 40 000 habitants est la principale ville du département des Hautes Alpes, territoire avec des variations saisonnières liées aux activités nombreuses (ski, randonnée, montagne, activités nautiques, équitations, pêches torrents et lacs...). Gap se situe à moins d'une heure des principales stations de ski des Alpes du Sud (Serre Chevalier, Vars, Risoul, Orcières), proche du lac de Serre-Ponçon, à deux heures de la mer Méditerranée.

Dans cette ville agréable, dynamique, à 1h30 de Grenoble et Marseille, le Centre Hospitalier Intercommunal Des Alpes Du Sud s'est développé en assurant une offre de soins de proximité pertinente sur deux sites Gap et Sisteron. Avec un plateau technique performant (dont deux IRM, scanner, TEP et scintigraphie ), une capacité de 750 lits avec toutes les spécialités médicales et chirurgicales requises, centre autorisé pour le traitement chirurgical et médical du cancer.

C'est le centre hospitalier de recours pour le Groupement Hospitalier du Territoire.

Description de la mission:
Mission générale:
Assistance auprès du Directeur et des Attachés d’Administration des Ressources Humaines.

Missions permanentes:
Secrétariat:

- Tri, orientation et suivi du courrier ;
- Accueil physique et téléphonique ;
- Gestion des agendas : préparation et suivi des RDV (dossier de l’agent + fiche d’entretien)
- Organisation de rendez-vous et réunions (lien entre les interlocuteurs, réservation de salles, envoi des invitations, création de lien Teams, préparation du dossier agent si besoin)
- Diffusion de documents (Notes de service ou d’information),
- Gestion des fournitures de bureau du service, gestion des locaux (salle à archives) et mobilier (photocopieur, armoires secrétariat),
- Mise à jour des panneaux d’affichage (intérieur et extérieur du service) ;
- Gestion de la boîte mail D.R.H;
- Classement de courriers et divers documents dans le classeur rotatif.
- Diverses tâches de secrétariat : Photocopies, scan,.

Secrétariat des instances F3SCT et CSE:

- Préparation des instances:

- Logistique : Planification des instances, réservation de salle, envoi des invitations, mise en ligne des PV sur KALIWEB
- Technique : préparation de l’ordre du jour, des convocations, création des dossiers et envoi des convocations et pièces par mail.
- MAJ du tableau du suivi des avis émis CSE et F3SCT
- Maj et suivi des décisions du Directeur suite aux avis émis en CSE et C3SCT

Grève : (CHE + CHICAS)
- Gestion des grèves du personnel non médical ;
- Remontées des données aux autorités et partenaires institutionnels (ARS)

Logistique:

- Gestion des cartes repas ; cartes parking et badges accès (Demande d’accès)
- Badge d’accès parking et cartes repas (Site de Sisteron)
- Demande de parking et gestion parking providence / parking intra-muros en lien avec les cadres et le service sécurité incendie
- Suivi des restitutions des cartes et badges d’accès après le départ des agents

Divers : CHICAS
- Rédaction de courrier
- Rédaction de note d’information ou de note de service
- Réception et traitement des fiches d’aptitude du personnel non médical
- Télérecours (Surveillance de nouveaux dossiers, téléchargement des pièces et envoi à la personne en charge du dossier)

Missions ponctuelles ou spécifiques:

- Médailles et vœux des retraités (CHICAS + CHE)
- Arbre de Noël ;

Profil recherché:
Formation et/ou qualifications requises:
Bac / Bac + 2

Formation et/ou expérience dans la gestion des ressources humaines souhaitée(s).

Connaissances particulières requises:
Bureautique : Word, Excel, Power Point, Outlook

Qualités professionnelles requises

Discrétion, sens de l’organisation, rigueur, polyvalence, sens du relationnel, présentation

Contrat à durée indéterminée