Adjoint Administratif

Au sein d'une structure de soins à la personne et sous la responsabilité de la Directrice Générale, vos missions seront : - Gérer et organiser les agendas de l'équipe de soins - Suivre la planification et garantir l'organisation logistique des réunions (salle, matériel.) - Organiser et coordonner la circulation et la transmission des informations au sein du centre de santé et assurer la liaison entre les membres de l'équipe - Participer au recueil et à l'exploitation des données nécessaires à l'observation des besoins locaux (statistiques, tableau de bord des indicateurs de suivi de l'activité) - Préparer les dossiers examinés dans les conseils syndicaux et instances et assurer leur suivi - Réaliser l'interface entre les interlocuteurs et les infirmières dans le suivi administratif quotidien des dossiers - Rechercher les informations juridiques ou techniques servant au traitement d'un dossier - Recueillir régulièrement les informations actualisées pour les diffuser vers les professionnels concernés - Participer à la continuité de service Activités d'accueil: - Recevoir, assurer une première réponse et orienter les appels téléphoniques - Accueillir physiquement et téléphonique le public, les professionnels et les partenaires - Assurer la réservation et la planification des demandes de salles en lien avec l'élu de référence et le suivi sur les aspects matériels - Prise de rdv de la patientèle en lien avec l'équipe de soins Activités de Secrétariat - Réaliser le traitement administratif de tous types de courriers ou dossiers. - Enregistrement du dossier administratif de l'entrée du patient (carte vitale, mutuelle et rapport de centre de soins en lien avec l'IDEC) - Assurer le suivi du courrier (enregistrement arrivée et départ, répartition du courrier, suivis des demandes, des courriels reçus) et transmission aux services ou élus concernés - Assurer l'affichage obligatoire - Assurer le suivi des convocations et décisions prises en conseil syndical - Planifier et organiser les réunions - Enregistrement des factures reçues et dématérialisation des supports - Assurer le secrétariat des médecins et professionnels médico sociaux (interlocuteur privilégié, suivi des dossiers et agenda) - Assurer la gestion administrative des dossiers - Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus - Enregistrer les nouvelles ordonnances et planification des soins - Mettre en œuvre la télétransmission - Scanner les bordereaux noémie et les archiver Activités de Facturation - Scanner les ordonnances et les renommer pour le Trésor Public - Facturer les soins, BSI - Saisie du P503 sur le logiciel de comptabilité - Vérifier les retours Noémie - Lettrage des sommes - Rapprochement bancaire avec le logiciel métier - Relance des caisses et Mutuelles - Suivi des factures - Vérifier le carnet d'encaissement et faire le lien avec le service comptable Vous avez une expérience sur un poste administratif et savez travailler en toute autonomie. Temps de travail : 7h45 à 12h15 et de 13h30 à 16h00, les lundis, mardis, mercredis, jeudis et vendredis, horaires avec amplitude variable en fonction des obligations liées à la fonction Contrat renouvelable
- **Qualification**:Employé qualifié
- **Profil recherché**:

- **Expérience**:2 An(s)
- **Formation**:Bac ou équivalent
- **Compétences recherchées**:

- Gestion administrative du courrier
- Planifier des rendez-vous
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
- Assurer la gestion administrative d'une activité
- Réaliser la gestion administrative du personnel
- Réaliser des opérations comptables
- Accueillir, orienter, informer une personne
- Archiver des dossiers et documents de référence
- Classer des documents
- Utiliser les outils bureautiques
- Établir, mettre à jour un dossier, une base de données
- Avoir le sens du service
- Faire preuve d'autonomie
- Travailler en équipe