Gestionnaire Des Stages

**La Direction Formation Professionnelle et Carrières** **de l’iaelyon School of management, recrute en CDD de 1 an renouvelable **: **Un.e Gestionnaire administratif(ve) des STAGES** **BAP : J - GESTION ET PILOTAGE** **Famille professionnelle**: **Emploi type : Technicien-ne en gestion administrative** **Corps & grade : Catégorie C** **Service ou laboratoire d’affectation : Services administratifs IAE > Direction Développement Formation Professionnelle et Carrières de l’iaelyon School of management - service des stages** **Intitulé courant du poste de travail (si différent de l’emploi-type) : Gestionnaire Administratif.ve des Stages** **MISSION(S) PRINCIPALE(S) DU POSTE** Au sein de la Direction formation professionnelle et carrières, sous l’autorité de la Responsable administrative des stages, le/la gestionnaire des stages a pour mission d’établir les conventions de stage en entreprise ou organisme d’accueil et les avenants (prolongations, rupture). Le service est composé de 3 agents (deux gestionnaires de stages et une responsable administrative des stages). **ACTIVITÉS PRINCIPALES ET ASSOCIÉES** **Activités principales** **1) Gestion des stages**: - Traiter les demandes de conventions de stages et des fiches de missions validées par les responsables pédagogiques - Vérifier les éléments nécessaires à la constitution des conventions de stage (respect des lois, durée, pièces administratives) - Établir les conventions de stage et les avenants (prolongation, rupture ) - Assurer un suivi et des relances téléphoniques pour l’optimisation des retours des conventions. - Réaliser des extractions en vue d’établir des analyses statistiques **2) Secrétariat administratif et renseignements des étudiants/entreprises** - Assurer l’accueil physique et téléphonique des différents publics - Renseigner et conseiller les interlocuteurs internes (étudiants, responsables pédagogiques) et externes (entreprises) - Classer et archiver les conventions de stage - Mettre à jour les documents nécessaires à l'élaboration des conventions en collaboration avec la responsable de service - Optimiser les procédures de stage et participer à l'évolution du système **Activités associées ** _(ou transversales le cas échéant)_ **3) Relations avec les scolarités et le service des Relations Internationales** - Consolider le calendrier des stages - Informer sur les spécificités des stages à l’étranger **4) Participation aux salons, forum et soirées carrières** - Participer à l’organisation des manifestations en collaboration avec la responsable de service - Collaborer ponctuellement avec les autres membres de l'iaelyon à l'organisation et la surveillance des différents tests Score IAE Message obligatoires. **COMPÉTENCES (** _savoirs, savoir-faire, savoir-être) _ - Connaissance de la réglementation en matière de stages - Connaissance des régimes d'études et des examens de l’école - Connaissance des rouages de l'entreprise, d'une organisation professionnelle et des métiers - Connaissance de l'environnement universitaire **Savoir-faire** - Maîtriser la règlementation en matière de stages - Vérifier les informations juridiques et règlementaires des conventions - Savoir transmettre l'information et veiller au respect des règles du domaine - Maîtriser les outils informatiques : Pack Office et des logiciels internes (U3e, Scolins) - Rapidité et rigueur dans la saisie informatique - Bonne expérience de l'accueil du public - Savoir organiser et planifier ses activités en tenant compte des priorités - Savoir rédiger, répondre au téléphone, posséder une bonne expression orale - Savoir diffuser l'information **Savoir être** - Une double approche : relationnelle et administrative induisant des qualités telles que: - Sens du service et capacités relationnelles - Ecoute et analyse - Rigueur, opiniâtreté et organisation **ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL** Fondé en 1956, iaelyon School of Management est une école interne de l’Université Jean Moulin Lyon 3. Plus important IAE de France par la taille de ses communautés étudiantes et académiques, l’iaelyon est, avec plus de 7700 étudiants en formation initiale, formation en alternance et formation Continue, l'un des tout premiers pôles universitaires français de formation et de recherche gestion et management. C’est également l'un des plus internationalisés et professionnalisés. **Identification du service de rattachement et localisation géographique** **Service des stages de la Direction de la Formation Professionnelle et Carrières - iaelyon - Université Jean Moulin Lyon3** - Manufacture des Tabacs - Lyon 8 **Mission(s) principale(s) du service**: **La Direction Formation Professionnelle et Carrières** a pour objectif de contribuer au développement de l’employabilité des différents publics de l’iaelyon -étudiants FI, Alternants, Salariés d’entreprises