Assistant(E) Administratif

Titre : Assistant(e) administratif(ve)

**Lieu** : La Seyne-sur-Mer
**Type de contrat** : CDI, 39h après une AFPR
**Rémunération** : Selon expérience et compétences. (entre 2060€ et 2300€ brut)

**À propos de nous**:
Nous intervenons dans un secteur réglementé, garantissant des audits rigoureux et conformes aux exigences légales. Avec une approche à la fois technique et humaine, nous accompagnons les organismes de formation dans l’obtention et le maintien de leur certification.

Pour renforcer notre équipe, nous recherchons un(e) assistant(e) polyvalent(e)pour soutenir la direction et participer à nos activités opérationnelles et administratives.

**Vos missions principales**:
**Gestion administrative et secrétariat général**:

- Assurer la gestion des appels, des courriers et des tâches administratives courantes.
- Préparer, transmettre et archiver les documents relatifs aux audits (contrats, rapports, certificats, etc.).
- Organiser et maintenir les dossiers clients selon les normes internes et procéder à l’enregistrement et à la sauvegarde des données.

**Gestion des plannings et de la coordination**:

- Planifier, suivre et ajuster les plannings des audits, des comités de certification, et des jalons pour le traitement des non-conformités.
- Être le point de contact principal entre les auditeurs et les clients pour toutes les questions relatives aux audits.
- Gérer les confirmations, modifications, relances et affecter les missions aux auditeurs en rédigeant les ordres de mission.

**Suivi client et gestion des demandes**:

- Analyser la faisabilité des demandes clients et renseigner les fiches de suivi.
- Émettre les fiches de suivi client et garantir un suivi rigoureux des dossiers.
- Rédiger les propositions commerciales, sous réserve d’approbation de la direction.

**Facturation et reporting**:

- Participer à la gestion de la facturation, effectuer le suivi des paiements et relancer les clients si nécessaire.
- Préparer les certificats pour approbation par la direction
- présenter les indicateurs à la direction administrative pour évaluation et prise de décision.

**Votre profil**
- Compétences techniques et réglementaires : Une expérience dans un environnement réglementé, de préférence dans le secteur de la certification, est un plus. Vous avez une bonne compréhension des exigences légales liées à la certification Qualiopi et à la gestion des audits.
- Maîtrise des outils bureautiques : Excel, Word, et Outlook sont vos alliés quotidiens.
- **Formation et expérience** : Bac +2 en gestion administrative ou équivalent, avec une expérience d’au moins 2 ans dans un poste similaire, idéalement dans un environnement technique ou réglementé.
- Organisation et rigueur : Vous avez un sens aigu des priorités et savez gérer plusieurs tâches simultanément.
- Relationnel : Vous êtes à l’aise avec les échanges clients et auditeurs, et savez faire preuve de diplomatie.

**Pourquoi rejoindre Label Qualité Système ?**
- Intégrez une structure à taille humaine, où votre rôle sera clé dans le bon déroulement des activités.
- Travaillez dans un environnement rigoureux et bienveillant.
- Profitez d’une stabilité professionnelle dans un CDI à temps plein.

Type d'emploi : CDI

Rémunération : 2 060,00€ à 2 300,00€ par mois

Horaires:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Requis)

Expérience:

- Expérience administrative: 2 ans (Requis)

Langue:

- Anglais (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel