Assistant(E) Administratif(Ve)

L’Université d'Artois est implantée sur différents points du territoire du Nord-Pas de Calais : Arras (siège), Béthune, Douai, Lens et Liévin. Elle comprend huit **UFR**, deux **IUT**, une** école d'ingénieurs**, un service de **formation continue**(FCU) et dix-sept **centres de recherche**.
Depuis sa création en **1992**, l’Université d’Artois s’impose comme un acteur de **promotion sociale** et bénéficie d’un environnement convivial et stimulant propice aux **études** et à la **culture**.

Placée sous la tutelle du ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche, l'Université d'Artois accueille 13 000 étudiants et emploie un peu plus de 1 000 personnes. Elle est dotée d’un budget de 116 M€, dont 89 M€ de masse salariale et 7 M€ d’investissements.

Le poste est à pourvoir au sein de la **Direction des Affaires Financières - Bureau de la passation et d'exécution des marchés publics.**

**Activités principales**:
**Au sein du bureau de la passation et d'exécution des marchés publics de la Direction des Affaires Financières, vous serez chargé(e) de la gestion des achats et des contrats au sein de l’université dans le cadre des procédures de marchés publics. Vous assurerez le suivi des différentes étapes administratives liées à ces processus, en garantissant la conformité avec les règles internes et la réglementation en vigueur. Sous l’autorité de la cheffe du bureau, vous travaillerez en collaboration avec les différents services et équipes pour assurer le bon déroulement des démarches administratives liées aux achats, tout en veillant à la transparence et à l’efficacité des procédures. L’activité s’exerce dans le cadre d’un travail d’équipe au sein d’un environnement riche et valorisant.
- Alimenter des outils de suivi, d'analyse et de pilotage (base de données Access et suivi Excel)
- Communiquer, conseiller et informer les personnels (unités de recherche, responsables administratifs et services) sur les procédures d’achats et marchés publics en fonction de la réglementation et de la politique d'achat de l'établissement en lien avec le responsable de bureau.
- Appliquer les procédures dans le respect de la règlementation et des règles internes d’achat.
- Mettre en ligne les dossiers de consultation sur le profil acheteur (plateforme en ligne) et effectuer la publicité
- Effectuer un contrôle de premier niveau des rapports d’analyse
- Gérer l’organisation des commissions d’examen des marchés
- Créer dans notre outil informatique le marché lié aux procédures
- Etablir les lettres de notification et publier des données essentielles et les avis d’attribution le cas échéant
- Assurer le suivi de l’exécution des marchés (avenants, reconduction, montant maximum )
- Actualiser les bordereaux de prix des accords-cadres à bons de commande dans l’outil financier et sur les outils de communication
- Contrôler les certificats administratifs avant signature de l’ordonnateur principal
- Actualisation régulière des informations relatives aux marchés sur le site Intranet et internet de l’Université
- Engagements annuels et suivi des supports de publicités liées aux procédures (Bulletin officiel des annonces des marchés publics, Journal Officiel de l’Union Européenne, Marchés Online)

**Activités secondaires**:

- Assurer une mission de sourcing en l’absence d’acheteur
- Assurer le suivi de l’utilisation des achats en lien avec le responsable de bureau
- Assister aux réunions de négociation de marchés en lien avec le responsable de bureau
- Assurer un suivi des accords de financement en lien avec la notification des marchés

**Connaissance, savoir**:

- Notions en finances publiques
- Une connaissance théorique ou pratique des marchés publics serait un plus
- Notions sur l’organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche publique
- Notions en réglementation de la commande publique
- Intérêt pour les systèmes d’information budgétaires et financiers

è Ces connaissances pourront être acquises sous réserve de curiosité intellectuelle et d’intérêt pour le domaine

**Savoir-faire**:
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Raisonner face à une situation et garantir son encadrement juridique
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Savoir optimiser son temps de travail (automatisation)
- Savoir rendre compte
- Travailler en équipe
- Maitriser les outils de bureautiques et être à l’aise en informatique pour pouvoir utiliser les logiciels spécifiques à l’activité (une formation interne au bureau sera envisagée)

à Accompagnement prévu pour faciliter l’intégration et développer l’autonomie

**Savoir-être**:
- Réactivité
- Rigueur / Fiabilité
- Sens de l’organisation
- Sens relationnel
- Sens de la confidentialité
- Sens de la communication

Poste à pourvoir dès que possible - CDD susceptible d'être renouvelé

Brut : 1820 €