Secretaire À L'unite Transversale Pour L'education

**Descriptif** Définition Organiser pour un responsable hiérarchique et / ou pour une équipe la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers. Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions,). Suivi de dossiers thématiques. Observation La secrétaire de PUTEP42 contribue avec l’ensemble de l’équipe de PUTEP42 au développement et à la promotion de l’Education Thérapeutique du Patient (ETP) Missions - Accueil téléphonique, renseignements et orientation - Dépouillement, enregistrement des /mails/courriers, ventilation, archivage - Prise de notes et rédaction de comptes rendus de réunions - Gestion des rendez-vous, organisation des réunions et des déplacements (inscription congrès, réservations, ordre de mission, notes de frais...) - Gestion des salles de réunion/formation, mise à disposition de matériel - Gestion des fournitures, papeterie... - Veille bibliographique, classement et archivage - Saisie/mise en forme des dossiers de déclaration des programmes ETP - Suivi des indicateurs d’activité pour les programmes ETP du CHUSE en lien avec les personnes concernées (informaticien, secrétaire, cadre de santé, médecin..) - Participation active à la saisie d’enquêtes, ex : dépouillement et analyse de questionnaires lors des évaluations quadriennales - Suivi de l’activité de PUTEP42 pour bilan d’activité annuel - Saisie/mise à jour des programmes ETP de la Loire sur le site internet EPHORA en lien avec PIREPS42 - Diffusion et suivi de l’offre de formation institutionnelle en ETP en lien avec organisme de formation et service de formation continue du CHUSE - Organisation logistique de la journée annuelle en ETP (réservation salle, diffusion du programme, gestion des inscriptions...) - Mise à disposition de ressources documentaires, aide à la création d’outils éducatifs/d’évaluation, mise en forme de documents... - Contribution à communication : mise à jour page intranet/intemet, flyer, offres de formation, etc. - Echanges de pratiques/ collaborations avec les agents administratifs des UTEPs de la région ARA (projet) Libellé activité Niveau requis Accueil des personnes (patients, usagers, familles, etc.) Maîtrisé Gestion des stocks de produits, de matériels, dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relance commandes) Maîtrisé Organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées Maîtrisé Prise de notes, frappe et mise en forme des documents Maîtrisé Prise de rendez-vous / gestion des agendas Maîtrisé Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques Maîtrisé Reproduction et diffusion de documents, de dossiers Maîtrisé I raitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) Maîtrisé Recueil, saisie, mise à jour et/ou sauvegarde de données administratives Pratique couranteLibellé savoir Niveau requis Accueil téléphonique Connaissances opérationnelles Bureautique Connaissances opérationnelles Classement et archivage Connaissances générales Communication / relations interpersonnelles Connaissances approfondies Droit hospitalier Connaissances générales Organisation et fonctionnement interne de l’établissement Connaissances générales Secrétariat Connaissances opérationnelles Libellé savoir-faire Niveau requis Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics Maîtrisé i >éfinir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire Maîtrisé élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites Maîtrisé Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel Maîtrisé Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures Maîtrisé Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence Maîtrisé S’exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes Maîtrisé Travailler en équipe / en réseau Maîtrisé Utiliser les outils bureautique / TIC Maîtrisé Analyser et faire évoluer sa pratique professionnelle Maîtrisé I valuer une charge de travail Maîtrisé Planifier, organiser le travail et gérer les priorités Maîtrisé Relations professionnelles les plus fréquentes Professionnels de l’équipe UTEP42 Professionnels de santé et personnels administratifs du CHUSE et des autres établissements Cadre médico-administratif Formations obligatoires Une fonnation à l’ETP 40h sera proposée car souhaitable pour comprendre les spécificités du poste Des formations informatiques (word, excel...) ou autres pourront être proposées selon besoin Expériences professionnelles requises Connaissance de la bureautique Risqu