Assistant(E) de Direction

Versailles
- Assistant(e) de direction H/F
- Contrat permanent
- Expérience : Minimum 5 ans
- Bac
- Télétravail possible
- Permis nécessaire : Permis B obligatoire
- avant le 30-06-2025

Offre ouverte aux fonctionnaires et aux professionnels du secteur privé

**Les missions en bref**:
En qualité d’**Assistant(e)de direction** vous êtes un acteur-clé du bon fonctionnement de la **Direction Générale Déléguée et de l’institution**. Vous apportez une aide essentielle au **Directeur Général Délégué (DGD)** ainsi qu’aux trois **directeurs généraux adjoints (DGA)** en **pilotant** la fonction d’**assistanat de direction au sein de la DGD**. Au-delà des missions d’organisation de l’agenda, d’information et d’accueil du DGD et des DGA, vous assurez un **rôle de coordination et de suivi** des dossiers techniques suivis par la DGD.

De plus vous **organisez, priorisez et coordonnez** la transmission des informations internes et externes, parfois** confidentielles** et à **forte exposition politique**, liées au fonctionnement de la DGD et en lien avec les **enjeux du Département.**
Vous **encadrez** à ce titre **deux assistantes de directions** au sein d’un **poole secrétariat pour la DGD et les DGA.**

Vous êtes amené(e) à interagir avec le secrétariat de la** Direction générale des services et les services du Cabinet**et le secrétariat des autres équipes de direction.

Vous assurez avec votre équipe la continuité d’activité avec le secrétariat de la **Direction générale des services.**

**ORGANISATION ET GESTION ADMINISTRATIVE DE L’ACTIVITE**:

- **Apporter** un support aux DGD et DGA en termes d’organisation, de gestion, de suivi des dossiers et de leurs échéances.
- **Développer et organiser** une communication et collaboration efficientes avec les assistantes de direction de la direction générale et du Cabinet.
- **Assurer** l’accueil téléphonique et physique.
- **Coordonner et prioriser** les réunions et les agendas.
- **Assurer** la gestion des parapheurs.
- **Suivre** les délibérations de la direction et le rétroplanning.
- **Coordonner** la préparation des notes et supports de réunion, rédaction de comptes-rendus.
- **Coordonner** la logistique et l’administration des événements, protocolaires ou institutionnels

**MANAGEMENT OPERATIONNEL**:

- **Coordonner** l’activité du pool d’assistantes au sein de la DGD et en **animer** le collectif.
- **Gestion des moyens humains et généraux**: intégration et départ des collaborateurs rattachés au DGD ou aux DGA, gestion des absences, demandes d’interventions ou de travaux, commandes de mobilier et fournitures, suivi des aménagements et des espaces de travail.
- **Coordonner** la gestion du courrier.

**AMELIORATION CONTINUE ET PROCEDURES**:

- **Mettre en place** des process/outils pour le suivi de l’activité du secrétariat de la DGD.
- **Assurer un reporting des activités du secrétariat**: création de tableaux de bord, comptes-rendus, suivi d’activité, etc.
- **Contrôler** la qualité des données saisies dans les outils liés à l’activité.
- **Développer et mettre en œuvre** des procédures et modes opératoires relatives à l’activité (base de connaissance).

**Formation (diplômes, certifications, agréments )**:

- Titulaire d’un Bac dans le domaine de l’assistanat ou dans un domaine avec une spécialisation en Administratif, vous avez une expérience avérée en assistanat de direction au sein des collectivités territoriales.
- Vous justifiez d’une excellente connaissance de l’organisation et du mode de fonctionnement d’une collectivité territoriale.
- Ce poste requiert discrétion, disponibilité, organisation et réactivité.
- Enfin vous avez un sens du relationnel développé et une bonne expérience des relations publiques (élus, presse, organismes extérieurs, syndicats, etc.).

**Savoir-faire**:

- Maitrise du Pack Office (Excel, Word, PowerPoint ).
- Excellente communication aussi bien écrite qu’orale.
- Connaissance de l’environnement et du fonctionnement des collectivités territoriales.
- Connaissances des enjeux départementaux.
- Gestion d’équipe.
- Pilotage d’activité.

**Savoir-être**:

- Qualités relationnelles & Travail en équipe.
- Autonomie.
- Capacité d’alerte et à rendre compte.
- Organisation et priorisation.
- Capacité à transmettre.
- Respect des obligations de confidentialité.
- Représentativité.
- Sens des responsabilités, rigueur.

**Nos atouts**:
**Notre ambition**:
Choisir de travailler à nos côtés, c’est s’engager auprès d’une entreprise de service public innovante et attentive au bien-être de ses collaborateurs, où chacun peut façonner les contours de son poste. C’est placer son ambition au service de ce qui compte vraiment.

Le Département des Yvelines a à cœur d’offrir des conditions de travail favorables à tous, y compris aux personnes en situation de handicap. Alors si vous êtes concerné, sachez que nos postes sont ouverts au recrutement à toute personne motivée

**La vie au Département des Yvelines**:
**Notre promesse,**vous faire vivre une expéri