Assistant(E) Administratif(Ve)

**Company Description**
L’Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE) est une organisation internationale regroupant 38 pays Membres, qui œuvre pour la mise en place de politiques meilleures pour une vie meilleure. Notre mission consiste à promouvoir des politiques de nature à améliorer le bien-être économique et social des populations du monde entier. Aux côtés des gouvernants, des responsables publics et des citoyens, nous nous employons à établir des normes internationales fondées sur des éléments probants et à trouver des solutions à un large éventail de défis sociaux, économiques et environnementaux. Qu’il s’agisse d’améliorer les performances économiques, de créer des emplois, de renforcer les systèmes éducatifs ou encore de lutter contre la fraude fiscale internationale, nous proposons un forum et une plateforme de connaissances sans équivalent, qui permettent aux parties intéressées de trouver des données et des analyses, de partager des expériences, de mutualiser des bonnes pratiques, et d’obtenir des conseils sur les politiques publiques et l’établissement de normes internationales.

**Job Description** Responsabilités principales**
- Secrétariat et tâches administratives_
- Fournir une assistance administrative proactive et opportune, organiser des réunions, filtrer les appels téléphoniques et recevoir les visiteurs, répondre aux demandes de renseignements de nature courante dans les deux langues officielles, rédiger et envoyer de la correspondance de sa propre initiative ou sur instruction.
- Fournir des documents d'information et de référence avant les réunions.
- Aider à la gestion des flux d'informations. Anticiper les besoins, signaler les questions prioritaires nécessitant une attention immédiate et prendre l'initiative d'en assurer le suivi.
- Veiller au respect des délais et recommander des actions de suivi.
- Assurer la liaison interne au sein de la Direction.
- Organiser les missions, y compris les logistiques (billets, hôtel), les demandes de visa ; gérer l’agenda de la mission et l'inscription aux événements ; traiter les ordres de mission et les liquidations de mission ; compiler les dossiers d'information et faire toute action de suivi nécessaire.
- Préparer les contrats de prestation de services et veiller au respect des délais de paiement.
- Assurer le transfert des éléments d’informations vers les systèmes de gestion (OECD.Records) et de partage des connaissances et de l’information (O.N.E. Secretariat, ONE Drive, MS Teams), en accordant une attention particulière au traitement des informations hautement sensibles et confidentielles.
- Veiller à la disponibilité de fournitures de bureau.
- Organisa_ti_on de réunions et documenta_ti_on _
- Contribuer à la préparation et à l’organisation des réunions (sur site, virtuelles, hybrides). Gérer l’ensemble des aspects logistiques (réservation de salles, restauration, listes de participants, badges, etc.).
- Préparer les documents conformément aux formats normalisés de l’OCDE (O.N.E. Author).
- Préparer les dossiers de documentation pour les réunions en utilisant les outils d’information de l’Organisation (O.N.E. M&P, Internet, site web de l’OCDE).
- Contribuer à la préparation de présentations orales et écrites en élaborant et en révisant des présentations PowerPoint et des documents écrits.
- Autres tâches_
- Assister les autres membres de l'équipe de soutien en cas de besoin et les remplacer en cas d'absence.
- Effectuer d'autres tâches en fonction des besoins pour les différentes équipes de LEG, y compris l’Unité chargée de la coordination du processus d’adhésion.
- Formation_
- Bon niveau d’études secondaires et expérience avérée du travail administratif et de secrétariat, acquise de préférence dans un environnement international.
- Expérience professionnelle_
- Expérience pertinente du secrétariat ou des tâches administratives, acquise de préférence dans un cadre international. Une expérience du domaine juridique constituerait un avantage.
- Bonne connaissance ou capacité à apprendre rapidement les règles et procédures administratives de l'Organisation, notamment en ce qui concerne les procédures à suivre pour l'organisation des réunions et des déplacements officiels.
- Capacité à rédiger la correspondance courante dans les deux langues officielles.
- Expérience de la gestion de demandes dans des délais stricts et capacité à travailler rapidement et avec précision sous pression. Capacité à travailler de manière indépendante et à prendre des initiatives.
- Outils_
- Excellente connaissance et expérience dans l'utilisation de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Teams).
- Une connaissance ou capacité à se familiariser rapidement avec les logiciels et outils d'information utilisés au sein de l’OCDE (eOSG, eCouncil, eShare, SAP, Concur, SRM, SRP, Event Management System (EMS), O.N.E, OECD.Records).
- Maîtrise des solutions de conférence à distance et hybrides (Teams, Skype, Zoom).
- Compéte