Assistant-e en Gestion Administrative

et questions liées au doctorat, le suivi de l’offre de formation (20 mentions de master, 11 formations doctorales thématiques et 1 diplôme d’établissement), et des enseignements, l’accueil, l’information et l’orientation des étudiants au sein de ses formations, la professionnalisation et les stages, l’accompagnement des étudiants en situation de handicap et la vie étudiante.

**MISSIONS**:
Sous l’autorité des responsables scientifiques, l’assistant-e ingénieur-e assure la gestion administrative et le suivi pédagogique et administratif des étudiant-e-s de master et de doctorat d’une **formation de master** (Savoirs en sociétés) comprenant 3 parcours (Etudes environnementales (EE), Histoire des sciences, des techniques et des savoirs (HSTS), Santé, médecine et questions sociales (SMQS) et d’une **formation doctorale** (Savoirs en sociétés). Le nombre total d’étudiants inscrits à la mention et à la formation doctorale s’élève à environ 200 étudiants.

**ACTIVITÉS PRINCIPALES**:
**Accueil et diffusion de l’information**
- Accueillir, renseigner et orienter les étudiants et les enseignants
- Gérer et traiter le courrier, le téléphone, la messagerie
- Traiter des informations et des dossiers d’ordre administratif ou technique et en vérifier la conformité
- Informer les étudiants de Master et de doctorat des offres d’allocations, de bourses et d’emplois
- Créer, alimenter et mettre à jour les informations relatives aux 2 formations sur les pages web du site de l’EHESS et préparer les brochures annuelles

**Gestion administrative et pédagogique**
- Travailler en collaboration avec les responsables scientifiques des formations de master et doctorale
- Traiter les dossiers de demandes d’admission dans les formations pour la rentrée universitaire
- Organiser les journées de rentrée et les différentes manifestations au cours de l’année
- Gérer les inscriptions pédagogiques et les parcours de master des étudiants et saisie dans le logiciel Apogée
- Suivre la mise en place des nouvelles procédures relatives au doctorat (séminaires doctoraux)
- Saisir et traiter les résultats d’examen de Master
- Organiser et alimenter les bases de données
- Elaborer des brochures de communication
- Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure
- Préparer et convoquer les réunions de l’équipe pédagogique et du conseil pédagogique, ainsi que les jurys d’examen des masters.
- Etablir, faire valider et diffuser les comptes rendus de ces réunions
- Participer aux réunions Master de l’EHESS
- Participer au groupe de travail mensuel Scolarité réunissant l’ensemble des gestionnaires pédagogiques
- Participer à la préparation des enquêtes d’évaluation destinées à l’HCERES
- Assurer le classement et l’archivage des dossiers

**Gestion financière**
- Veiller au respect du calendrier comptable
- Participer à la préparation et au respect du budget des formations
- Contrôler le suivi et l’exécution du budget

**COMPÉTENCES REQUISES**:
**Connaissances**
- Connaissance du fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche
- Connaissance de la comptabilité publique et de la gestion budgétaire et comptable
- Connaissance de l’organisation, du fonctionnement et l’activité de l’établissement
- Maîtrise et suivi de la réglementation et des procédures du domaine de gestion du service
- Maîtrise des techniques de secrétariat, de gestion administrative et de gestion pédagogique
- Connaissance du logiciel de scolarité (APOGEE)
- Maitrise des outils de bureautique (Word, Excel...)
- Connaissance des techniques de classement et d’archivage

**Savoir-faire opérationnel**
- Savoir informer et rendre compte
- Savoir planifier son activité et hiérarchiser les besoins
- Capacité à travailler en équipe et au contact des étudiants et des enseignants-chercheurs
- Avoir le sens de l’initiative, de l’organisation
- Sens de la confidentialité, autonomie
- Rigueur / Fiabilité

**PROFIL RECHERCHÉ**:

- Bac +2 ou équivalent exigé pour les agents contractuels
- Expérience souhaitée sur le même poste ou le même domaine d’activité
- Connaissance de l’anglais