Secrétaire Administratif

Il s’agit d’un contrat à durée indéterminée, temps plein, 35 heures du lundi au vendredi.

Il s’agit d’un poste polyvalent où la flexibilité est exigée.

Le/La secrétaire Administratif (ve) qui nous rejoindra aura les missions suivantes:
Accueil et Gestion des rendez-vous:

- Accueil des participants en réception 1:

- Accueillir les participants
- Accueillir les visiteurs, remplir le registre et remettre le badge
- Être vigilant et réactif vis-à-vis de la ponctualité des adhérents
- Elaborer la fiche de prélèvement pour le laboratoire
- Modifier le dossier administratif (si besoin)
- Remettre le test de stress
- Accompagner le participant à l’étage
- Scanner le bulletin d’adhésion
- Clôturer les bilans gynécologiques
- Réceptionner les colis
- Permanence en réception 2:

- Accueillir les participants
- Être vigilant et réactif vis-à-vis de la ponctualité des adhérents
- Informer les secrétaires médicales
- Gérer avec la secrétaire médicale les changements de participants qui ont une échographie cardiaque dans la consultation
- Gérer le tableau des urgences
- Envoyer les convocations de 48 heures à 3 semaines
- Lisser les chiffres + les échographies à 1 semaine
- Clôturer les bilans
- Informer sur l’accès Extraciem et assurer la création du compte si besoin
- Gérer le règlement des bilans avec les participants
- Préparer des questionnaires des participants
- Imprimer des plannings
- Gérer les stocks
- Prendre en charge les participants de l’étage vers la consultation
- Gestion des rendez-vous:

- Gérer l’accueil téléphonique
- Saisir des rendez-vous
- Gérer la liste des adhérents à contacter par téléphone ou mail
- Gérer des propositions mensuelles
- Envoyer des confirmations de rendez-vous par mail
- Remplir les consultations au fur et à mesure
- Remplir les consultations au dernier moment
- Consulter sa boîte mail et répondre aux différentes demandes
- Organiser des bilans gynécologiques avec ou sans mammographie

Dispatching:

- Répartir les participants, de façon équilibrée, entre les différents services

Gestion d’entreprises:

- Gérer un pôle d’entreprise
- Mettre à jour des listes de participants
- Gérer l’adhésion des participants
- Gérer la radiation des participants

Accueil des participants
- Appliquer les règles sanitaires à la suite du COVID19 : Application du gel hydroalcoolique et port du masque
- Transmettre le questionnaire au participant, et le récupérer rempli
- Faire le dispatch entre les V1 / V2 / V3

**Les qualités suivantes seront nécessaires pour la réussite dans ce poste** : Esprit d'équipe, Polyvalence et Réactivité.

**Diplôme** : BAC à BAC +2

**Savoir Faire** : Gestion du téléphone, gestion de l'accueil, gestion administrative, et dispatching

Cette annonce vous intéresse ? Nous n’attendons plus que vous

Avantages:

- Crèche d'entreprise
- Épargne salariale
- Participation au Transport
- Mutuelle

Programmation:

- Du Lundi au Vendredi
- Repos le week-end
- Travail en journée

Types de primes et de gratifications:

- Primes repas

Notre centre est fermé sur tous les ponts de l’année et les 3 premières semaines du mois d’août.

Qui sommes nous ?

Le CIEM est un Centre Interprofessionnel d’Études et d'examens Médicaux proposant la réalisation de bilans de santés complets de prévention pour les cadres, des personnes venant à titre personnel, et des retraités. Créé en 1961 par des industriels du bâtiment, de la chimie et de la métallurgie, le CIEM est un organisme à but non lucratif qui est parti d'un constat révolutionnaire pour l'époque:
**le bien-être de ses salariés pour une entreprise en bonne santé**.

L'équipe médicale du CIEM se compose d'une cinquantaine de praticiens : des spécialistes en médecine interne, des radiologues, des cardiologues. Tous anciens chefs de clinique - anciens internes ou attachés des hôpitaux, professionnellement reconnus dans leur pratique.