Assistant Administratif

L’IESEG est une Grande Ecole de Management, reconnue pour son excellence académique et sa dimension internationale. Avec un effectif de plus de 500 salariés permanents et 8000 étudiants répartis sur ses campus de Lille et Paris, l’IESEG est classée 32ème au niveau international et 7ème parmi les écoles de commerce françaises.

**Rejoindre l’IESEG c’est**:

- Intégrer une organisation engagée en matière de RSE, avec des valeurs fortes et un projet d’entreprise porteur de sens,
- Évoluer dans un environnement multi-culturel et en mouvement permanent,
- Accompagner le développement de l’école,
- Développer ses compétences.

L’IÉSEG recrute pour le Service de Gestion des Enseignants sur le campus de Paris un:
**Assistant Administratif (H/F)**:
Le poste est proposé au sein du Faculty Affairs Office / Service de Gestion des Enseignants, dont l’objectif est l’accompagnement administratif auprès du corps professoral. Le service collabore étroitement avec le département comptable de l’école.

Les missions de l’équipe sont variées et incluent : le recrutement des professeurs (permanents et vacataires), l’accueil des nouveaux professeurs, le suivi des dépenses, la validation des éléments concernant les prestations des vacataires, l’organisation d’évènements/réunions de travail, le processus d’évaluation annuelle et la gestion de programmes de formation continue des professeurs et staff.

**Pour ce poste il est nécessaire d’avoir une appétence pour les chiffres.
**Vos missions**:
Rattaché(e) à la Responsable adjointe du service, vous aurez pour missions:

- Traiter les factures des intervenants vacataires facturants : contrôler l’exactitude des factures, vérifier les éléments dans le logiciel de gestion, appliquer les règles tarifaires et de gestion, recontacter les intervenants et autres services impliqués en cas d’erreur, assurer un suivi des problèmes de traitement.
- Informer et renseigner les intervenants vacataires facturants sur les règles de facturation et tarifaires à partir des guides.
- Répondre aux questions des intervenants vacataires ou les réorienter vers services concernés.
- Contrôler des notes de frais dans le logiciel de gestion à partir des règles établies, contrôler des demandes de réservation (transport et hôtel).
- Saisir et mettre à jour des données dans le système d’information pour déclencher des paiements.

Vous serez amené à utiliser plusieurs logiciels de gestion, dont l’ERP de scolarité Aurion.

**Profil et compétences requises**:

- Formation : Bac +3 minimum, vous justifiez d’une première expérience réussie en gestion administrative, idéalement acquise dans un établissement d’enseignement supérieur
- Niveau d’anglais : B2-C1
- Maîtrise des outils informatiques : Pack Office, Outlook, et à l’aise avec des logiciels de communication type Teams, Zoom, etc.
- Connaissance du logiciel Aurion appréciable
- Qualités recherchées : esprit d’analyse,, rigueur, organisation, autonomie, réactivité, polyvalence, confidentialité, qualités relationnelles, esprit d’équipe.

**Ce que l’on vous propose**:

- Une politique de congés avantageuse (33 jours par an + RTT)
- Des titres restaurants
- Un accord d’intéressement
- Un accord de télétravail
- Le remboursement des frais de transport à hauteur de 75%

**Conditions du poste**:

- Type de contrat : CDI
- Prise de poste : Dès que possible
- Durée hebdomadaire de travail : base 35h (39h/semaine + RTT)
- Campus : Paris

Vous souhaitez avoir un aperçu de ce que c'est de travailler à l'IÉSEG ?

Parce que ce sont nos collaborateurs qui en parlent le mieux, nous leur avons donné la parole :