Instructeur(Trice) de Gestion

DGA Ville protégée

**Secteur d'activité**
- Gestion administrative et secrétariat

**Filière**
- Administrative

**Catégorie**
- B

**Cadre d'emplois**
- Rédacteurs territoriaux

**Référence**
- i11414- Description Collectivité

Contexte

La Ville de Marseille a créé la Direction Générale Adjointe Ville Protégée (DGAP) pour assurer les missions de sécurité civile liées à la prévention des risques de toutes natures, l'information et l'alerte des populations, la protection des personnes, des animaux, des biens et de l'environnement. Son rôle est d'assurer les missions de sécurité civile prévues à l'article L.1424-2 du Code Général des Collectivités Territoriales (CGCT).

Le Bataillon de marins-pompiers de Marseille (BMPM) est rattaché à la DGA Ville Protégée pour l'emploi du personnel civil mis à disposition. L'amiral occupe les fonctions de commandant du BMPM, de l'école des marins-pompiers de Marseille et la Marine à Marseille et de directeur général adjoint « Ville protégée ».
L'assistant(e) amiral, placé(e) sous l'autorité du chef de cabinet, soutient l'amiral dans la gestion de ses activités et fonctions.

**Missions**

Pleinement intégré(e) à la vie du cabinet de l'amiral, l'assistant(e) amiral est situé(e) en interface directe avec les interlocuteurs internes et externes du Bataillon, organise l'agenda de l'amiral en fonction de ses directives, prépare les rendez-vous et les visites d'invités et autorités.
Il(elle) peut être amené(e) à se déplacer aux côtés de l'amiral en soutien du chef de cabinet.
Avec la montée en puissance prochaine du cabinet de l'amiral, l'encadrement d'un personnel est à prévoir.

Votre rôle consistera à:

- Gérer et optimiser le planning de l'amiral, du commandant en second et du chef d'état-major ;
- Réceptionner et traiter les appels téléphoniques et les mails (boite personnelle et boite fonctionnelle) ;
- Traiter les invitations, courriers et sollicitations diverses adressés à l'amiral ;
- Organiser les réunions, rencontres, repas, visites ou déplacements ;
- Suivre les documents soumis à la signature de l'amiral ;
- Rédiger des documents à la demande de l'amiral (lettres de réponses ) ;
- Archiver les divers documents d'activité du cabinet ;
- Au niveau protocole, tenir et mettre à jour la base de données des personnalités civiles et militaires que l'amiral est amené à rencontrer.

**Votre profil**
- Titulaire d'une formation Bac à Bac +2 en gestion administrative / secrétariat de direction et/ou du grade de rédacteur territorial, vous disposez idéalement d'une expérience sur un poste similaire en collectivité.
Vous connaissez les normes rédactionnelles de la Marine nationale et de la Ville de Marseille, les circuits de visas ainsi que les services de la Ville de Marseille, du Bataillon de Marins-Pompiers de Marseille et les différents acteurs étatiques.
Vous maîtrisez les techniques de gestion administrative, les méthodes de classement et d'archivage ainsi que l'utilisation des outils informatiques et bureautiques.
Doté(e) de qualités rédactionnelles et relationnelles, vous possédez le sens de l'organisation de l'accueil et du contact.
Polyvalent(e), disponible et rigoureux(euse), vous êtes reconnu(e) votre réactivité, votre discrétion et votre assiduité.
- Compétences

**Vos avantages**
- Horaires modulables (donnant accès à des RTT en fonction du cycle choisi)
- Prestations sociales (tickets restaurant, comité d'action sociale, participation aux frais de mutuelle et de transports)
- Possibilité de télétravail

**Lieu de travail**
- Etat Major - 9 Boulevard de Strasbourg - 13003 Marseille