Cdi - Assistant de Direction (Dsi) - Temps Partiel

Descriptif du poste

Assiste le Directeur Groupe Systèmes Information sur les aspects administratifs et communication avec les services internes et groupe, en coordonnant et optimisant le bon circuit d’information, afin de traiter les sujets opérationnels au quotidien.

Vos principales missions seront les suivantes:
Gestion administrative:

- Gère les aspects administratifs des directions nécessaires à son bon fonctionnement tels que la réception du courrier, l’organisation de réunions, la gestion des agendas et des appels téléphoniques
- Utilise les outils informatiques dédiés (Chronos, Notilus, ) pour effectuer la gestion et le pilotage des notes de frais, congés payés ou autres
- Suit la mise en place des actions de formation dans le cadre du plan de formation validé
- Gère l’accueil de nos sous-traitants, sur demande des collaborateurs

Budget & Commandes:

- Contrôle mensuellement l’avancée des frais de fonctionnement/investissements versus le budget et alerte sur les écarts et toute anomalie
- S’assure du suivi et de la mise à jour des coûts externes et suit les échéances y afférentes
- Alerte sur les écarts et toute anomalie.
- Gère le processus de commande du devis, jusqu’au paiement et assure la prise en charge des factures fournisseurs dans le respect des procédures internes
- Participe à l’amélioration du processus interne DSI et la digitalisation des informations

Gestion des déplacements:

- Gère les déplacements des directions en faisant preuve d’anticipation, de force de proposition et d’orientation solution dans le respect de la politique voyages et assure le support éventuellement nécessaire au cours de ces déplacements
- Suit les documents de voyage pour ses voyageurs (visas, ESTA, etc.)
- Est garant du flux de saisie et de remboursements liés aux notes de frais

Organisation de réunions et séminaires:

- Organise à la demande de ses managers la logistique des séminaires ou réunions, en partenariat éventuellement avec les autres services ou filiales concernés ou avec des prestataires externes, dans le cadre du budget alloué
- Participe aux séminaires et réunions sur demande des directions notamment en vue de les assister dans la préparation de documents de présentation, prise du compte-rendu et du suivi des décisions prises
- Suit les coûts associés aux séminaires et réunions externes
- Assure un rôle de représentation de l’entreprise auprès de tout partenaire externe

Gestion et suivi de dossiers:

- Organise et coordonne pour sa hiérarchie le suivi des dossiers/projets en cours ainsi que la transmission et la rédaction des informations nécessaires au bon déroulement de ces projets

Sécurité:

- Assure sa propre sécurité et celle de ses collègues en appliquant de manière exhaustive les règles générales de sécurité de l’entreprise et alerte sa hiérarchie de toute situation à risque

Profil recherché
- Vous êtes issu(e) d'une formation Bac +2 à Bac +3 d'Assistant(e) de Direction ou Assistant(e) de manager avec une expérience de minimum 3 ans sur un poste similaire
- Vous maitrisiez les outils informatiques et bureautiques standards et dédiés et avez des capacités rédactionnelles
- Vous avez idéalement un niveau d'anglais B1
- Vous avez un état d'esprit d'équipe et des qualités relationnelles
- Vous êtes rigoureux, organisé(e) et avez le sens des priorités

**Informations complémentaires**

Poste en CDI à pourvoir immédiatement, à temps partiel 60%. Localisation du poste à Magny-Vernois (70).

Package de rémunération incluant un salaire fixe selon votre profil, prime vacances, intéressement et participation + plan épargne entreprise, Mutuelle/prévoyance, Tickets restaurants (un par jour), RTT, CSE, Accompagnement dans la recherche d’un logement, Remboursement à 50% des abonnements aux transports collectifs, Événements/actions favorisant le bien-être au travail

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Compétences attendues
- LANGUESAnglais

SAVOIR-ÊTRE
Esprit d'équipe
Force de proposition

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SAVOIR-FAIRE
Actions de formation
Administratif

**Voir plus**

Entreprise

Vetoquinol est un Groupe pharmaceutique vétérinaire indépendant depuis plus de 80 ans. Notre Groupe en forte croissance appuie son développement sur la compétence, l´implication de ses équipes et sur la recherche de solutions innovantes en santé animale (de nouveaux projets sont en cours, une modernisation de nos équipements et espaces de travail, une nouvelle approche client, une ouverture sur les biotechnologies ). Plus de 2000 collaborateurs répartis dans 24 pays,