Assistant Administratif Unité Centralisatrice

**Contexte**:
l'ARS Occitanie recrute, pour sa Direction des Finances et des Moyens, un(e) assistante administrative unité centralisatrice siège à Montpellier.

**Mission/Activités**:
**Activités principales**:
Participation aux activités de l’unité site de Montpellier qui, au sein du Pôle Moyens, assure l’ensemble des actions de proximité et plus particulièrement:

- Accompagnement du responsable de l’unité centralisatrice siège de Montpellier dans les tâches administratives afférentes à son activité et l’organisation quotidienne de son travail : suivi administratif de la maintenance et de l’entretien des bâtiments ; réalisation des expressions de besoin dans le cadre de la procédure achats-marchés ; réalisation de comptes rendus de visites et de réunions, référent fournitures, suivi budgétaire sur marchés spécifiques (fourniture, UGAP...), suivi administratif de la flotte automobile, contribue à la réalisation des divers tableaux de suivi des activités de l’unité centralisatrice siège de Montpellier.
- Gestionnaire budgétaire : suivi des commandes, suivi des services faits et enregistrement dans le système budgétaire et comptable, supléance du référent budgétaire pour le traitement des commandes et engagements juridiques.
- Actions transversales concourant au fonctionnement harmonieux de l’unité et à la coordination des correspondants logistiques en délégations départementales.

**Activités annexes**:
Participation à la continuité de service du Pole Moyens.
- Ces attributions sont susceptibles d’évoluer en fonction des nécessités du service et des réorganisations éventuelles des missions siège/DT et organigramme interne._

**Partenaires Institutionnels**:

- **Internes : Liaison avec les référents logistiques des Délégations Départementales de l’Agence, les référents de fournitures de bureau, les assistantes de Direction**:

- **Externes : Liaison avec les fournisseurs et prestataires de l’agence (maintenance, second œuvre, fournitures )**

**Compétences**:
**Savoir**:

- Exemple : Connaissance de l’environnement institutionnel, connaissance d’une réglementation particulière, etc_
- Bureautique et outils collaboratifs
- Techniques de secrétariat bureautique
- Gestion d’un réseau social professionnel
- Gestion de l’information
- Classement et archivage
- Gestion électronique des données
- Techniques de rédaction administrative
- Techniques de rédaction juridique

**Savoir-Faire**:

- Exemple : Maîtrise d’un outil informatique, d’un process, etc_
- Rendre compte:
Rapporter à une autorité hiérarchique, qui n’était pas présente, un événement, une situation ou une activité, de manière orale

ou écrite.
- Archiver:
Recueillir, enregistrer et classer une information, une documentation selon le processus d’archivage défini du domaine et selon

la nature de l’information et de la documentation.
- Rédiger:
Exprimer par écrit, dans une forme correcte, des idées et des informations en tenant compte du contexte et du public visé.

**Savoir-être**:

- Exemple : Travail en équipe, Intelligence émotionnelle, Gestion du stress, Esprit d’initiative, Créativité, etc_
- Avoir l’esprit d’équipe

Avoir le sens du collectif, coopérer avec autrui et contribuer, au sein d’une équipe, d’un groupe, à l’atteinte d’un objectif commun, prendre de la distance avec ses objectifs personnels, avoir le souci de partager l’information.
- Être rigoureux

Prêter attention aux détails, avoir le souci de la vérification et du contrôle en vue de réduire les incertitudes dans son action, son organisation et dans son environnement.

Faire preuve de discrétion

Faire preuve de retenue dans la divulgation d’informations et être capable d’en respecter la confidentialité
- Réactivité et adaptabilité

Répondre rapidement et de manière appropriée aux sollicitations, en particulier dans les situations d’urgence, d’imprévu ou de crise.
- Sens de l’organisation

Agencer, structurer, ordonner son activité en vue de la rationaliser

**Conditions particulières**:
**Spécificités du poste / Contraintes**:

- Poste soumis au dispositif d’astreintes
- Poste devant faire l’objet d’une déclaration publique d’intérêt
- Poste concerné par le dispositif d’inspection contrôle
- Poste soumis à la procédure de rappel du personnel en cas de SSE (situations sanitaires exceptionnelles)
- Poste pouvant faire l’objet d’une procédure d’habilitation confidentiel défense
- Possibles déplacements en Délégations Départementales
- Etre titulaire du permis B

**Contact**:
**Candidats Externes****:
**LES CANDIDATURES INCOMPLETES NE SERONT PAS TRAITEES**

Niveau de qualification NIVEAU 4