Secretaire Assistant

**Description du poste**

**Présentation de la Croix Rouge**

Personnes en Situation de Handicap”, avec un produit d’exploitation de plus de137 mk€ annuel, regroupe 3 200 salariés, et accompagne 3 600 personnes en situation de handicap (adultes et enfants) au sein de structures comme des Maisons d’Accueil Spécialisées, Foyers d’Accueil Médicalisés, Instituts Médico-Éducatifs, Établissements de Services d’Aide par le Travail, Foyers de Vie, Foyers d’hébergement, Services d’Accompagnement à la Vie Sociale...
Permettre à chaque personne accompagnée de prendre part au fonctionnement de sa structure d’accueil, et s’assurer de son épanouissement, ainsi que son intégration pleine et entière à la société sont au cœur de notre engagement.

La Croix-Rouge française recrute pour son établissement l'IME Mirasol.

Un Secrétaire Assistant (H/F)

En CDI temps plein

Poste base à Mougins.

L’IME Mirasol fonctionne en semi-internat, il accueille des **enfants et adolescents déficients intellectuels, âgés de 3 à 20 ans.** Le projet personnalisé de l’enfant définit les modalités de son accompagnement paramédical (séances de kinésithérapie, psychomotricité, orthophonie), thérapeutique (rencontre avec le médecin psychiatre, avec le psychologue), éducative (activités diverses : musique, sport, cuisine, sorties...), pédagogique (temps scolaires). Il bénéficie d’un environnement adapté à sa population.

L’IME Mirasol est proche de la ville de Mouans Sartoux qui comporte toutes les infrastructures, commerces, établissements scolaires et professionnels du secteur qui facilitent les activités d’inclusion sociales et citoyennes

Poste

**Finalité**:
Appuyer la direction et les équipes opérationnelles / support dans leurs activités quotidiennes.

**Mission**:

- assurer la gestion de bases de données et de tableaux de bord spécifiques**:
Mettre à jour, renseigner les tableaux de bord et bases de données du service (logiciel de facturation et de gestion du temps: imago, resid esms, octime...)

Contribuer à leur tenue et proposer leur amélioration continue

Effectuer toute mise à jour, recherche et extraction depuis les outils
**- apporter un appui dans le traitement technique des divers dossiers (dossier informatisé de l'usager, divers dossiers RH (visites médicales, dossiers du personnel)**:
Apporter un premier niveau de réponses aux interlocuteurs, les orienter

Traiter certains dossiers techniques à la demande du directeur ou de ses équipes et faire le lien avec les différents interlocuteurs concernés pour le suivi de ces dossiers

Rédiger des comptes rendus de réunion, ou des notes d’information dans le domaine
**- gérer la documentation technique et/ou spécialisée**

Tenir à jour le classement de la documentation et le rendre à la disposition du service

Effectuer des recherches documentaires en lien avec le domaine

Contribuer à effectuer une veille juridique/en terme d’évolution majeure sur le domaine

Assurer le classement et l’archivage des documents internes
- **participer à la gestion du secrétariat et assurer le suivi budgétaire du service**

Réceptionner, filtrer les appels téléphoniques et orienter les interlocuteurs

Réceptionner, trier, enregistrer, traiter et diffuser le courrier

Rédiger des courriers selon des consignes préalablement communiquées

Préparer les dossiers, rédiger et rassembler les informations nécessaires à la prise de décision

Gérer les agendas et organiser les réunions et déplacements

Passer les commandes de fournitures, de prestations, et veiller aux réceptions

Suivre les opérations comptables internes et externes, valider et mettre en paiement les factures

**Formation en secrétariat Bac + 2 exigée**.

Expérience intermédiaire ou première expérience souhaitée.

**Compétences clés**:
Organiser et gérer les priorités

Maîtriser les outils bureautiques, informatiques et l'environnement du web

Elaborer et/ou suivre un budget

Capacités rédactionnelles

Rigueur et autonomie

Capacité d'adaptation

Expertise métier dans son domaine d’intervention

La connaissance de l'outil Imago serait appréciée

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