Secretaire

**Descriptif**

FICHE DE POSTE SECRÉTAIRE
Cette fiche s’applique aux missions des secrétaires au sein des Instituts de Formation en Soins Infirmiers (IFSI)
et des Aides-Soignants (IFAS) du Groupement Hospitalier de Territoire (GHT) du Nord-Ouest Vexin Val-d’Oise
(NOVO) - sites de Beaumont-sur-Oise et de Pontoise. Ce document a pour objet de présenter les missions
principales, les exigences du poste, les activités, les liaisons hiérarchiques et fonctionnelles et les modalités
d’organisation.
1. Présentation des IFSI/IFAS du GHT NOVO
Les IFSI/IFAS de Pontoise et de Beaumont-sur-Oise sont rattachés au Groupement Hospitalier de Territoire
(GHT) du Nord-Ouest Vexin Val-d’Oise (NOVO).
Ils sont situés sur 2 communes distinctes de 30 kms:

- Sur Beaumont-sur-Oise: Site des « Oliviers » pour le Groupe Hospitalier Carnelle Portes de l’Oise (GHCPO) à

distance du centre hospitalier de Beaumont-sur-Oise ;
- Sur Pontoise : En face du Centre Hospitalier René-Dubos (CHRD) de Pontoise.

Ils bénéficient d’une direction commune depuis novembre 2016. Ils ont élaboré un projet pédagogique de
territoire commun, conformément au « guide pour la coordination des instituts et écoles de formation
paramédicale des groupements hospitaliers de territoire » élaboré par l’Agence Régionale de Santé d’Ile-de France (ARSIF) en 2017.
Ils ont pour mission de former des professionnels de santé qualifiés et compétents afin de concourir au service
public notamment hospitalier et médicosocial.
Les IFSI/IFAS du GHT NOVO ont contracté et consolidé des partenariats:

- Institutionnels : avec le CHRD et le GHCPO dans le cadre du GHT NOVO et avec l’ARSIF ;
- Pédagogiques : avec les autres IFSI/IFAS du département et de la région, avec l’Université de Paris qui est

née de la fusion entre les universités Paris 7 et Paris 5 en janvier 2020 et qui permet aux étudiants en soins
infirmiers d’obtenir simultanément le diplôme d’État et le grade de Licence, et également avec les structures et
services d’accueil des étudiants et élèves en stage ;
- Financiers : avec le Conseil Régional d’Île-de-France (CRIF) qui assure une grande partie du financement des

formations initiales et les entreprises qui participent à la taxe d’apprentissage.
Les IFSI/IFAS du GHT NOVO sont composés de cinq départements et de deux centres de documentation:

- Le département des formations initiales accueillant des promotions de 95 étudiants en soins infirmiers et 25

élèves aides-soignants sur le site de Pontoise et 75 étudiants en soins infirmiers et 20 élèves aides-soignants
sur le site de Beaumont-sur-Oise ;
- Le département de la coordination des stages gérant les stages des étudiants en soins infirmiers et des

élèves aides-soignants de Pontoise et de Beaumont-sur-Oise et des demandes des autres IFSI/IFAS ;
- Le département de la formation continue agréé comme organisme habilité à dispenser des formations

Développement Professionnel Continu (DPC) ;
- Le département administratif et logistique avec 6 secrétaires sur deux sites ;
- Le département de la qualité et de la gestion des risques ;
- Deux centres de documentation (CDD) : un sur le site du CHRD et un au sein de l’IFSI/IFAS de Beaumont sur-Oise.

L’équipe pluriprofessionnelle est constituée de 42 personnes : un Directeur des soins - Coordonnateur des
IFSI/IFAS, deux cadres supérieurs de santé (CSS) - coordinateurs pédagogiques (un par site), une équipe
administrative composée de 6 secrétaires, une équipe pédagogique composée de 30 formateurs, deux
documentalistes et un intendant.
2. La définition du poste
La secrétaire au sein des instituts de formation a pour mission principale de contribuer à la gestion administrative
de la formation des élèves aides-soignants, des étudiants en soins infirmiers et des personnes inscrites au titre
de la formation professionnelle continue.
3. Les missions du poste
- Accueil et gestion de la communication avec les étudiants, les élèves et les stagiaires de la formation

professionnelle continue ;
- Accueil et gestion de la communication du public extérieur et des intervenants professionnels du GHT

NOVO ;
- Gestion administrative des dossiers des situations des étudiants, des élèves et des personnes de la formation

professionnelle continue depuis la sélection jusqu’à la diplomation ;
- Traitement des courriers, des dossiers dans son domaine et de leur archivage ;
- Prises de notes et élaboration de compte-rendu de réunions ;
- Communication et collaboration avec les formateurs sur les problématiques rencontrées par les étudiants
- Gestion des instances réglementaires (organisation et préparation des instances, gestion des dossiers,

convocations, préparation des instances, prise de notes, élaboration de procès-verbaux ) ;
- Gestion des stocks de matériels dans son domaine ;
- Accueil et encadrement des stagiaires dans son domaine ;
- Participat