Assistant(E) Juridique

**Détails de l’offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

Assistant(e) juridique

**CONTRAT**

CDD; Détachement; Mutation

**DESCRIPTIF**

L assistant de la Direction des Affaires Juridiques et du Cabinet contribue par son suivi des dossiers et sa polyvalence au bon fonctionnement du service. Il effectue principalement des missions de secrétariat, de gestion d agenda et de gestion administrative.

ACTIVITES PRINCIPALES

Secrétariat et gestion d agenda:

- L assistant de direction gère l agenda et la relation téléphonique du directeur, qu il assiste plus généralement dans l organisation de son emploi du temps, de ses déplacements et pour la gestion des courriels.
- Il reçoit, trie, enregistre et oriente les courriers pour la direction.
- Il assure la signature des documents nécessaires par le directeur (gestion des parapheurs).
- Il organise des réunions.
- Il assure une veille sur les différentes boites de la direction juridique.
- Il effectue toute autre activité de secrétariat utile à la direction (recherches et synthèses d informations, rédaction de courriers courants, classement et archivage...).

Gestion administrative et relations partenariales:

- Organisation et suivi des réunions du Conseil de Surveillance et des Réunions du personnel d encadrement.
- Appui à l organisation des visites protocolaires (Préfet, Ministre, Elus,
- En lien avec les juristes référents, organisation et suivi pour notamment : Le Collège de Déontologie Administrative (CDA)
- Vérification formelle et diffusion de la veille réglementaire.
- Création et diffusion du Tableau des Gardes Administratives / diffusion des rapports de gardes administratives. Veille sur Télérecours.
- Gestion des réquisitions.
- Préparation hebdomadaire des trames de compte-rendu de réunion.
- Enregistrement dans Chronos du TTV des conseillers juridiques.
- Suivi des ordres de mission, formations, absence des directeurs membres du CODIR ; assure la saisie et la mise à jour dans les logiciels RH.
- Suivi des honoraires des avocats.
- Suivi du tri et de l archivage y compris informatique.

PARTICIPATION AUX ACTIVITES DU POLE DIRECTION GENERALE
- Participation au tour de permanence:

- Tenue du standard de la Direction Générale
- Diffusion de notes de services
- Mise à jour des contacts « groupe » dans Outlook
- Mise à jour des coordonnées secrétariats et directeurs dans Sharepoint
- Réservation des salles (sous-sol + salle du conseil + Salfe de conf et Salle DG + salle mauve)
- Enregistrement des courriers à la signature du DG entrant/sortant

APTITUDES REQUISES

Savoir:
Maîtrise des outils informatiques dont Word, Excel, Outlook

Méthodes d organisation

Connaissance de l institution hospitalière

Savoir-faire:
Rigueur, priorisation et maitrise des délais

Compétences rédactionnelles (courriels et courriers administratifs)

Travailler en équipe et communiquer avec les différents interlocuteurs institutionnels

Autonomie, tout en rendant compte de l évolution des situations et en alertant si besoin

Savoir-être:
Dynamise, réactivité et sens de l initiative

Aptitudes relationnelles, adaptabilité

Rigueur et discrétion professionnelles

CONDITIONS PARTICULIERES D EXERCICE

Repos les samedis, dimanches et jours fériés.

Participation aux permanences d ouverture du secrétariat DG.

**PERSONNE À CONTACTER**

CHU de Montpellier

Madame la Directrice des Ressources Humaines et de la Formation

**ETABLISSEMENT**

Centre Administratif André Benech
191 avenue du Doyen Gaston Giraud
34295 MONTPELLIER