Secrétaire Médicale Du Centre de Santé Mentale

**Positionnement du poste **:Sous l’autorité hiérarchique du responsable administratif et financier du Centre de Santé

**Organisation du travail **:Temps complet sur site (pas de télétravail) 37h/semaine

**Lieu de travail **:102 rue de Marseille, 69007 Lyon

**Activités principales**:

- Accueillir, informer et orienter les usagers du Centre de santé
- Gérer l’agenda des consultations, les tableaux de suivi et le secrétariat du centre
- Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de l’unité.
- Assurer la gestion financière du centre.

**Missions principales**:

- Accueil physique et téléphonique des étudiants au Centre : Information et orientation des étudiants selon leurs besoins.
- Traitement des documents médicaux : Numérisation et intégration dans le logiciel médical : carte vitale (mise à jour/copie), carte mutuelle, numéro étudiant, autres données. Recherche Harpege.
- Saisie et mise à jour des bases de données dédiées à la gestion du service : tenue du logiciel de gestion des dossiers médicaux et des agendas.
- Réception, enregistrement et distribution du courrier et des courriels
- Soutien à l’organisation des consultations et des actions de prévention : bilans de prévention, consultations d’aménagements, gestion des inscriptions, rappel courriel si nécessaire.
- Participation aux opérations de logistique du service : contrôle des stocks de papeterie et de matériel de bureau, réception des besoins et transmission à la responsable administrative pour passer les commandes, gestion des supports de communication lors des actions de promotion de la santé.
- Gestion administrative liée aux vacataires : attestations de services faits (ASF), plannings, saisie et mise en forme de document divers.
- Soutien sur la gestion des réunions de services : Installation du matériel de visio conférence. Réception de l’ordre du jour et compte rendu chaque semaine.
- Mandataire de Régie pour le compte du CSME.
- Gestion financière : Encaissements, télétransmissions, facturation, tenue de la régie de recettes, suivi des encaissements, décaissements, créances, émission des objets de gestion.
- Assurer ou participer à toute activité qui pourrait être confiée dans le cadre de sa mission ou dans l'intérêt du service.

**Activités associées**:

- Classement et archivage : des documents papiers.
- Gestion comptable et financière : création des demandes d’achat et attestation de service fait
- Participation aux dialogues de gestion du CSME.
- Assistance auprès des personnels et des équipes dans l’utilisation du matériel de bureautique : actor CS, outlook, imprimante/scanner.
- Soutien ponctuel à la gestion et coordination des actions de promotion de la santé:

- Accueil des partenaires et étudiants engagés dans les actions de promotion de la santé,
- Gestion logistique de réservation des salles, du matériel et des partenaires inclus dans les actions ou animations programmées
- Gestion mensuelle du calendrier des ateliers/actions/animations
- Coordination des actions avec le reste de l’équipe de professionnels de santé du CSME avec annulation /déplacement des dates de rencontres ou des RDV

**Profil recherché**:
Bilingue anglais
- Familiarité avec le milieu universitaire et de l’enseignement supérieur.

**Savoir être**:

- Travail en équipe et aptitudes relationnelles : aisance relationnelle, qualité d’écoute, sens du service public, esprit d’initiative
- Qualités professionnelles : rigueur, sens de l’organisation, bonne autonomie, forte capacité d’adaptation, polyvalence, réactivité, gestion des priorités,
- Discrétion et confidentialité

**Savoir (connaissances théoriques)**:

- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Maîtrise des outils informatiques, du pack office, des logiciels de comptabilité, de gestion et de logiciels médicaux
- Connaissance sur facturation des consultations
- Notions de base dans le domaine médical : Vocabulaire, orientation, correspondants, et gestion du tiers-payant

Type d'emploi : CDD
Durée du contrat : 12 mois

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien
- RTT

Horaires:

- Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 06/01/2025