Gestionnaire Adv

**À propos du poste**
Nous recherchons un(e) assistant(e) Gestionnaire en Administration des Ventes, pour rejoindre notre équipe ADV.

Rattaché(e) au service Administration des Ventes de Rail Europe Solutions, le/la Gestionnaire ADV assure le traitement administratif et logistique des commandes clients, de leur réception jusqu’à la facturation, en lien étroit avec les équipes commerciales, production, logistique et les transporteurs.

Véritable pivot de la chaîne client-fournisseur, il/elle garantit la fluidité du process, la satisfaction client et la conformité administrative et contractuelle des ventes. Son rôle est à la fois opérationnel, relationnel et organisationnel.

Dans le cadre de la formation au poste, le poste sera situé jusqu'en décembre 2025 à Mariembourg (à 25mn en voiture). A partir de janvier 2026, le poste de travail se situera définitivement à Vireux-Wallerand, au siège de Rail Europe Solutions.

Le poste s'exerce sur une base de 39h / semaine.

**Missions**:

- **1. Gestion des commandes clients**_
- Réception des commandes via les commerciaux et transmission à la Production.
- Encodage des commandes clients directs dans l’outil Logistics et dans le tableau de suivi Production.
- Support à l’encodage des offres/commandes en cas d’absence des commerciaux.
- Suivi des contrats clients, gestion des soldes à livrer et des besoins urgents.
- **2. Coordination de la production et du planning**_
- Gestion du planning des expéditions.
- Organisation et animation de points hebdomadaires avec l’équipe ADV et la Production pour le suivi d’avancement.
- Mise en commun des éléments de planification.
- **3. Organisation des expéditions et transport**_
- Rédaction des bons de livraison.
- Prise de contact avec les clients pour convenir des dates de livraison.
- Transmission des informations de chargement aux caristes (quantité, type de conditionnement, etc.).
- Coordination avec la gestionnaire ADV pour les expéditions depuis un autre site.
- Gestion des transports au départ de Mariembourg.
- Commande des transports, coordination des livraisons, contact direct avec les transporteurs.
- Démarchage et négociation avec les transporteurs (demande de prix, ajustement selon budget).
- **4. Gestion des documents d’exportation et de conformité**_
- Rédaction de certificats d’origine ou de conformité pour les expéditions à l’international.
- **5. Facturation et suivi administratif**_
- Rédaction des factures de vente.
- Préparation des dossiers de contrôle pour validation des factures par les commerciaux.
- Classement des factures.
- Relance des clients pour factures impayées.
- **6. Relation clients et gestion courante**_
- Traitement des demandes par téléphone et par mail.
- Interface avec les différents services internes et les clients pour assurer un service fluide et de qualité.

**Profil recherché**
- Vous avez suivi une formation de niveau Bac +2 à Bac +3 en gestion, commerce, logistique ou administration des ventes (type BTS Commerce international / Gestion PME-PMI / DUT GEA / Licence pro Logistique ou équivalent).
- Vous avez une première expérience réussie de 2 à 5 ans sur un poste similaire (ADV, logistique, administration commerciale).
- Vous avez une connaissance du secteur industriel ou de la gestion de production.

**Compétences techniques requises**:

- Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Outlook, Word) et des ERP / logiciels de gestion commerciale (type Logistics ou équivalent).
- Bonne connaissance des flux logistiques, de la gestion de commandes à la livraison.
- Capacité à suivre un planning de production et à ajuster les expéditions en conséquence.
- Compétence en rédaction de documents commerciaux (bons de livraison, factures, certificats export).
- Aisance avec les plateformes clients numériques (pour l’envoi des factures, suivi des commandes).
- Notions de commerce international : export, certificats d’origine, conformité.
- La maîtrise de l’anglais professionnel (lu/écrit) est un vrai plus, notamment pour l’export.

**Savoirs être attendus**:

- Rigueur et sens de l’organisation : capacité à suivre plusieurs dossiers en parallèle sans perdre le fil.
- Réactivité : savoir traiter les urgences et s’adapter aux imprévus logistiques.
- Esprit d’équipe : travail en interaction constante avec les commerciaux, la production, les transporteurs.
- Bon relationnel client : courtoisie, clarté, fermeté si besoin (relances, litiges).
- Sens du service : orienté satisfaction client et respect des délais.
- Fiabilité et discrétion : manipulation de documents commerciaux, financiers et confidentiels.
- Proactivité : capacité à anticiper les blocages et à proposer des solutions.

Rejoignez-nous pour contribuer à une équipe engagée dans l'excellence du service client tout en développant vos compétences professionnelles dans un environnement stimulant

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : 2 200,00€ à 2 500,00€ par mois

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien

Capacité à fa