Secretaire Polyvalente

OBEO Résidences Nevers, Résidence du Parc

Secteur**:Résidence Services Seniors**

Qui sommes-nous ?

Fondé en 2012, le groupe OBEO Résidences s’est imposé comme un acteur clé dans la gestion de Résidences Services Seniors (RSS) en France : Aix les Bains - Chambery - Fréjus - Le Cannet - Le Cheylard - Lisieux - Montreuil - Nevers - Uzès - Yzeure

À travers sa marque OBEO Résidences, le groupe propose des logements de qualité, accessibles financièrement, et idéalement situés en centre-ville.

Les résidences OBEO se distinguent par leur atmosphère conviviale et leur approche personnalisée, répondant aux besoins des seniors autonomes souhaitant vivre en toute sérénité. Elles offrent un éventail de services à la carte : animations, restauration, ménage, ainsi qu’un personnel attentif disponible 24h/24 et 7j/7, garantissant sécurité et bien-être aux résidents.

En repensant l’habitat des seniors, OBEO Résidences conjugue confort, sécurité et proximité, afin d’accompagner une nouvelle génération de retraités en quête d’un cadre de vie adapté et dynamique.

En parallèle de nos résidences seniors, Zenao Appart'hotels poursuit une stratégie de croissance ambitieuse, proposant des appartements meublés et services adaptés aux particuliers, entreprises et collectivités. Nous réinventons l'hébergement avec des solutions flexibles et haut de gamme.

**Votre mission**:
Rattachement hiérarchique:
Sous l'autorité de la Directrice de la residence

Présentation du poste:
Au sein des résidences ZENAO Appart's et OBEO Residences, vous assurez une double mission de secrétariat polyvalent et d'animation. Vous êtes le premier point de contact pour les résidents et les visiteurs, garantissant le bon fonctionnement administratif et contribuant à la qualité de vie et à l'animation de la résidence.

MISSIONS PRINCIPALES:
1. Accueil et Secrétariat (ZENAO & OBEO)
- Assurer l'accueil physique et téléphonique dans les horaires définis (ex: 9h-18h max).
- Gérer la réception, l'analyse et le traitement du courrier.
- Classer et archiver les documents.
- Effectuer les remises en banque et assurer les encaissements.
- Prendre les rendez-vous pour la Chef de site.
- Mettre à jour les documents et tableaux (présence, planning...).
- Participer à la création des dossiers d'arrivée des résidents (séniors et tout public).

2. Gestion Administrative et Logistique (ZENAO Appart's & OBEO Residences)
- Pour ZENAO Appart's:

- Préparer les enveloppes en fonction des réservations.
- Passer les commandes (petit-déjeuner, linge) en liaison avec les APS.
- Gérer les relations avec les prestataires (ex: ELIS).
- Contrôler visuellement l'état des appartements et reporter toute anomalie.
- Enregistrer les demandes en-cas d'urgence via le logiciel de réservation.
- Collaborer étroitement avec le service réservation (ex: Baptiste).
- Pour OBEO Residences:

- Préparer l'éphéméride.
- Éditer et distribuer les menus aux résidents en liaison avec le Chef de Cuisine, et transcrire les modifications.
- Identifier les régimes particuliers en cas de besoins spécifiques importants.
- Diffuser et réceptionner les informations via le cahier de communication.

**3. Support aux Résidents et Visites (OBEO)**
- Assurer les visites de la résidence (environ 1 heure) et présenter son fonctionnement.
- Établir les fiches contact des nouveaux résidents.
- Réaliser les états des lieux d'entrée et de sortie si nécessaire.
- Ces missions (visites et états des lieux) sont assurées principalement les week-ends.

**4. Animation et Vie de la Résidence (OBEO)**
- Concevoir, proposer et animer des activités diversifiées et adaptées aux résidents.
- Organiser et animer des après-midis ou soirées festives (repas à thème, anniversaires, spectacles, sorties...).
- Entretenir un lien social quotidien avec tous les résidents et les stimuler pour qu'ils participent à la vie collective.
- Favoriser les liens des résidents avec l'extérieur via les activités.
- Contribuer à l'ambiance et au cadre de vie : décorer la résidence selon les saisons et les fêtes, entretenir le potager et les fleurs.
- Alimenter le book photo de la résidence en prenant et exposant des clichés des événements.
- Établir une relation de qualité avec l'ensemble de la communauté de la résidence.

CONDITIONS DE TRAVAIL:

- Type de contrat : CDD Temps Complet de 2 mois avec Période d'Essai, renouvelable une fois.
- Rémunération :11,88 € de l'heure.
- Disponibilité :Poste à pourvoir immédiatement.
- Horaires :Travail les week-ends et jours fériés selon un planning établi.
- Localisation : Poste basé sur deux sites : ZENAO et OBEO.

PROFIL RECHERCHÉ:
*Formation :Diplôme d'Accompagnant Éducatif et Social (AES) apprécié, ou formation de secrétariat/bureautique.
- Expérience sur un poste similaire polyvalent (accueil, administration, animation) serait un plus.
- Sens du contact, excellente communication et forte aptitude à l'accueil.
- Dynamisme, créativité et sens de l'organisation pour la partie animation.
- Rigueur, autonomie et fi