Assistant Gestionnaire de Copropriété

**Fiche de fonction**

**Assistant(e) de gestionnaire de copropriété**

Pole d’affectation : Pole Gestion

Salarié affecté au poste de travail:
En date du:
Positionnement du poste de travail_[1]_:
Catégorie : Employé

Niveau : à partir de E2

Rattachement hiérarchique : Responsable du Pole Gestion

**Conditions d’exercice du poste de travail**:

- Conditions générales d’exercice : Travail en agence.
- Temps de travail : Temps plein
- Durée hebdomadaire : 35 heures / semaine
- Horaires de travail : du lundi au vendredi - 9h00 - 12h30 ; 14h00-17h30
- Possibilité de télétravailler : non

**Moyens matériels mis à disposition par l'entreprise**:

- Bureau fixe avec téléphone fixe, ordinateur de bureau
- Moyens d’impression
- Logiciels : NAS ; Crypto
- Espace FNAIM
- Véhicule de service ; vélo électrique

**Autorisations et habilitations requises **:Attestation simple de collaborateur

**Conditions d’accès au poste de travail**:

- Bac général ou professionnel Gestion des organisations et 3 ans d’ancienneté
- Ou BTS Profession immobilière

Permis B obligatoire

**Missions / Activités**

**Compétences techniques**

**Accueil de la clientèle Syndic**

Réceptionner les demandes entrantes du service Copropriété (physique, appels, mails)

Identifier les besoins

Assurer un premier niveau d'information

Orienter vers le bon interlocuteur

Gérer et suivre les commandes de clés ou d'émetteurs

Informer un client de son état comptable

**Gestion courante**

Créer les fiches d'information à destination des immeubles

Assurer la saisie et le suivi de consommation des fluides

Envoyer les documents d'une assemblée générale (Convocations, procès-verbaux,...)

Suivre et classer les bordereaux de recommandés

Récupérer le courrier de l'Agence et assurer sa distribution dans les services

Classer et archiver les documents du syndic

Mettre à jour l'immatriculation des syndicats de copropriétaires

**Gestion Techniques**

Diffuser les appels d'offre de travaux

Informer de l'état d'avancement des travaux jusqu'à réception

Transmettre les ordres de service à la demande des gestionnaires

Relancer les entreprises devant intervenir au sein d'un immeuble

**Gestion administrative**

Renseigner les supports de suivi d'intervention

Constituer les dossiers des travaux de rénovation, de réhabilitation des immeubles

Renseigner le carnet d'entretien des immeubles

Suivre administrativement les dossiers de sinistres

S'assurer de la réception du rapport d'expertise nécessaire à la résolution d'un sinistre

S'assurer de la complétude des tableaux de suivi d'immeubles

Actualiser les informations accessibles sur l'extranet

**Gestion des clés du Syndic**

S'assurer que l'étiquetage de chaque clé est conforme

Réaliser le suivi des entrées et sorties de clés

Vérifier la complétude des trousseaux de clés

Compléter le tableau de suivi de gestion des clés

S'assurer de la restitution des clés et les ranger

**Compétences techniques de base au sein de l'Agence**

Renseigner les nouveaux contacts entreprise au sein de l'annuaire

Renseigner les contacts client au sein de l'annuaire

Numériser et classer l'ensemble des documents selon la nomenclature de l'Agence

Utiliser les logiciels métiers (Hector, Immosoft, Crypto)

Récupérer, recenser et gérer les trousseaux de clés de son portefeuille

Veiller au respect du cadre règlementaire, notamment la loi Hoguet

Participer aux réunions de service et de l'Agence

Rendre compte à son responsable hiérarchique de l'avancement des dossiers

Alerter son responsable hiérarchique en cas de difficulté/problème rencontré

Proposer des axes d’amélioration / des mesures correctives à son responsable hiérarchique et les mettre en œuvre (ou y contribuer)

Participer aux formations nécessaires au développement de l'Agence

Participer à l'intégration et à la formation d'un nouveau collaborateur

Contribuer à mettre en place l'évaluation des risques professionnels au sein de l'Agence

Entretenir son matériel et son équipement

S’organiser, prioriser, optimiser son travail

Suivre les besoins en équipements, matériels et consommables de son poste

**Qualités relationnelles et comportements professionnels**

Incarner les valeurs et l'ADN de l'Agence

Contribuer à la transversalité entre les services

Respecter les règles et les consignes/process en vigueur au sein de l'Agence

Avoir une tenue en adéquation avec l'image de marque de l'Agence

Être ponctuel

Respecter les délais fixés

Contribuer à la cohésion de groupe

Respecter les personnes avec lesquelles on est en relation

Réagir constructivement aux remarques faites par son responsable hiérarchique

Contribuer à une bonne ambiance au travail

La liste des missions et activités mentionnées dans la présente fiche de fonction n’est pas exhaustive. Le collaborateur peut se voir confier d’autres missions, selon les besoins de l'Age