Assistant(E) D'achats

**Vos activités principales:
**Mise en œuvre de la démarche achat régionale interministérielle au profit des services déconcentrés de l’Etat et de la préfecture de région d’Ile-de-France, préfecture de paris dans le respect du code de la commande publique

**Suivi de l'exécution des contrats:
- Exécuter les actes administratifs de la commande publique (reconductions, avenants, déclarations obligatoires...) ;
- Assurer les notifications des actes d’exécution à l’appui et en liaison avec les acheteurs ;
- Être l’interlocuteur privilégié des services d’exécution financière pour le bureau : suivre l’engagement juridique des marchés ; établir les documents utiles pour la prise en compte des marchés par le comptable public ; suivre les opérations dans les outils métiers PLACE et CHORUS ;
- Être le contact des fournisseurs durant l’exécution des contrats : suivre les courriers et demandes par courriel ; alerter les acheteurs en cas d’incidence sur les contrats ; gérer la boîte aux lettres fonctionnelle du bureau d’achats ;
- Assurer l’orientation des services bénéficiaires autant que de besoin.

**Passation de contrats en procédure adaptée:
- Assurer le sourcing pour les procédures : identifier sur le secteur économique les principaux opérateurs ainsi que le contenu de leur offre ; mener des analyses comparatives pour améliorer la performance de l’acte d’achat ;
- Piloter la procédure de passation dans son ensemble : rédaction du dossier de consultation des entreprises ; publication du contrat sur la PLACE ; suivi de la consultation ; gestion des offres et rédaction des documents jusqu’à la notification du contrat (réceptionner, analyser et comparer les offres, mener les négociations avec les opérateurs économiques si nécessaire, rédiger le rapport d’analyse des offres, notifier les marchés ).

**Activités transverses**:

- Devenir le référent pour les outils métiers utilisés par le bureau : PLACE, CHORUS ODA, APPACH en assistant les acheteurs, en appuyant la direction du bureau dans l’exercice de programmation annuelle des achats (formations possibles à la prise de poste) ;
- Gérer l’organisation du comité régional opérationnel des achats : programmer les réunions trimestrielles ; assurer la mise à jour de la liste des contacts des services de l’État en région ; rédiger et diffuser les comptes rendus de réunion en liaison avec les adjoints du bureau ;
- Mettre en œuvre les instances de communication internes au bureau : planifier les réunions de bureau ; rédiger les comptes rendus et suivre les actions définies.

En fonction de l’activité du service et de la charge induite, l’agent pourra se voir confier toute mission ponctuelle ou pérenne sur certains dossiers spécifiques.
- Compétences juridiques
- Capacité à appliquer la réglementation
- Compétences en informatique - bureautique
- Connaissance de l'environnement professionnel souhaitée
- Capacité à travailler en équipe / sens des relations humaines

Environnement professionnel très diversifié touchant à des segments achats variés : immobilier (travaux), fournitures courantes et services et prestations intellectuelles ;
Adaptations aux différentes cultures professionnelles des services prescripteurs ;
Fortes contraintes liées à la gestion des délais des procédures de mises en concurrence, prise en compte des dates butoir pour les renouvellements de contrats ;
La connaissance des outils propres à la commande publique : PLACE, APPACH, ORME, CHORUS, est un atout.

La préfecture de la région d’Ile-de-France a un rôle d’animation et de coordination des politiques publiques de l’État au niveau régional, tout particulièrement pour renforcer l’attractivité du territoire et son développement économique et social.

Au sein de la préfecture de région Ile-de-France, le Secrétariat général aux moyens mutualisés (SGAMM) est dédié aux moyens, à la modernisation et à l’évaluation.

Le SGAMM est organisé en 4 services:

- Service Modernisation de l’État
- Service Finances et Achats
- Service Général du Soutien Opérationnel
- Service des Ressources humaines

**Le service des achats et des finances **assure le pilotage et l’allocation des moyens de fonctionnement des administrations déconcentrées de l’État (emplois et masse salariale des agents du ministère de l’Intérieur, crédits de fonctionnement courant et dépenses immobilières). Il assure à ce titre le suivi des recettes issues du produit des cessions des immeubles de l’État relevant du périmètre régional, en lien avec la DIE (Direction Immobilière de l' État) et le RRPIE (Responsable Régional de la Politique Immobilière de l'État) ainsi que le suivi du financement des projets immobiliers structurants en Île-de-France.
Il met en œuvre la politique des achats de l’État et décline les orientations stratégiques définies au niveau n