Assistante Médico-administrative en Chirurgie

**L'entreprise**:
Situé dans les Hauts-de-Seine (92), aux portes de Paris sur les bords de Seine, le Centre Hospitalier des Quatre Villes (Saint-Cloud, Sèvres, Chaville et Ville d’Avray), aussi appelé CH4V, est un établissement public de santé, acteur du service public hospitalier.

Il emploie environ 1200 agents et dispose de 600 lits d’hospitalisation complète et places d’hôpital de jour (soins ambulatoires).

**Le poste**:
Le Centre Hospitalier des Quatre Villes (92) recherche une Assistante Médico-Administrative pour son service de Chirurgie gynécologique à Saint-Cloud (92.

**Missions générales**:

- Accueil physique et téléphonique des patientes, personnel soignant, médecins correspondants
- Gestion des entrées et des sorties des dossiers pour les hospitalisations.
- Gestion des suivis des consultations de gynécologie et hystéroscopies diagnostiquées : courriers des consultations de chirurgie gynécologique pré-opératoires et post-opératoires, courriers de suivis des hystéroscopies, suivi des anapaths et examens demandés avant le bloc opératoire, gestion des courriers d’un médecin d’AMP
- Préparation du staff hebdomadaire de chirurgie : mise à jour du tableau des programmations de blocs opératoires, vérifier les rendez-vous d’anesthésie et la réception des examens pré-opératoires, contacter les patientes pour l’horaire des hystéroscopies diagnostiquées. Sortir et contrôler les dossiers des futures patientes hospitalisées. Présence au staff pour effectuer les modifications si besoin.
- Programmation opératoire : programmer les patientes pour les blocs opératoires de gynécologie. Donner le rendez-vous d’anesthésie si bloc sous AG et le rdv post-opératoire, remettre les documents à la patiente et explications à donner sur le déroulement de l’hospitalisation, contacter les patientes la veille pour le lendemain pour leur communiquer leur horaire de convocation.
- Traitement des courriers des chirurgiens
- Gestion des appels et des mails. Gestion des courriers reçus.
- Gestion des agendas de consultations et de blocs opératoires des chirurgiens de gynécologie, avec reports si fermeture et absence des médecins.
- Envoi du compte rendu opératoire et anatomopathologique et du CRH/lettre de liaison aux médecins correspondants/traitants
- Classement des dossiers gynécologiques et des examens médicaux. Rangement du dossier aux archives (2ème étage) si dossier infertilité
- Scanner les documents médicaux dans le dossier du patient informatisé (Orbis)
- Réception et transfert des dossiers dans le logiciel Ariane.
- Gestion des copies des dossiers médicaux en lien avec la Direction lors d’une demande par le patient (ou ayant-droit)
- Commande des fournitures de bureau

**Horaires de travail** : Amplitude des horaires : de 8h30 à 17h30

**Composition de l’équipe** : 1 Chef de Pôle - 1 Chef de Service - 5 praticiens hospitaliers temps plein et 1 assistant hospitalier, 2 cadres sage-femme, des IDE, des aides-soignantes, des ASH, deux AMA

**Les plus du CH4V**: Accès à une crèche, l'amicale du personnel, le CGOS, une conciergerie, parking et transports en commun, séances de massages assis minute gratuites et d'ostéopathie à tarif réduit, restaurants du personnel, deux rooftops.

**Profil recherché**:
**Grade(s) / Diplôme(s) requis**:
Bac sciences médico-sociales ou Bac spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat souhaité, certificat niveau IV.

**Spécialisation(s) / formation(s) spécifique(s) / expérience(s) requise(s)**:
Maîtrise de la terminologie médicale indispensable.

Maîtrise très correcte de l’orthographe et de la grammaire

Connaître l’organisation et le fonctionnement interne d’un établissement de santé.

Droit des usagers et système de santé

**Savoir-Faire requis**:

- Savoir accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire
- Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- S’exprimer avec professionnalisme auprès d’une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
- Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
- Travailler en équipe pluridisciplinaire/en réseau
- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers

**Attitudes comportementales requises**:

- Comportement adapté dans ses relations avec autrui : politesse et courtoisie - discrétion professionnelle - savoir co