Assistant/e de Formation

Le poste d'Assistante de formation est un relais de communication incontournable entre l'équipe, les clients, les partenaires, les intervenants, les salariés de l'Association Marie Pire pour mener à bien les actions de formation tant au niveau administratif que logistique. Sous la responsabilité de la directrice, son rôle est de répondre à toute demande émanant : - Des clients, tant au niveau de l'offre formation que de l'adaptation en fonction de la demande (dans la limite de sa connaissance) - Des intervenants, au niveau administratif (contrats de mission, partenariat, supports pédagogiques, logistique - De sa hiérarchie sur des activités de secrétariat SES MISSIONS ET ACTIVITES Communication - Assurer la relation avec les clients depuis la demande de renseignement jusqu'à la facturation - Assurer la relation avec les intervenants pour les renseignements administratifs et la planification des actions de formation - Assurer la relation en interne avec les collègues AMP - Assurer l'accueil téléphonique / physique - orienter, proposer des solutions, - Répondre à une demande de façon claire à l'oral et à l'écrit - Rédiger les mails en interne et externe : clients, stagiaires, partenaires - Echanger sous forme de briefing régulier sur le suivi des dossiers avec la hiérarchie - Mettre à jour le site Internet Organisation des formations, conférences - Gerer le planning d'activité mensuelle / planification des formations avec les intervenants - Réserver et préparer les salles de formation - Gérer la logistique : équipements des salles, fournitures, machine à café - Planifier ses activités par semaine et par mois - Suivre les demandes de formations individuelles / inter-entreprises Administratif et comptable - Gerer le dossier pédagogique + planning des opérations : convention de formation, relation avec les OPCA, - Etablir les contrats de collaboration, mission des intervenants - Préparation du dossier formation : dossiers stagiaires, fiches de présence, évaluation, documentation pédagogique, cavaliers - Gestion des relations avec les OPCA - Facturation client + relance impayés - factures fournisseurs - Tenir le tableau des propositions émises - Suivre le tableaux de bord : objectif CA, CA vendu, et facturé - tableaux statistiques - Vérifier et transmettre les factures fournisseurs, les chèques, à la comptabilité siège, - Transmettre les éléments paye et absences de l'équipe mensuellement - Tenir à jour le logiciel de gestion skill gest permettant de sortir le bilan pédagogique annuel Poste à pourvoir dès que possible.
- **Qualification**:Employé qualifié
- **Profil recherché**:

- **Expérience**:1 an - souhaitée
- **Formation**:Bac+2 ou équivalents
- **Formation**:Bac+2 ou équivalents
- **Compétences recherchées**:

- Gestion administrative du courrier
- Planning du personnel
- Assurer un accueil téléphonique
- Réaliser la gestion administrative du personnel
- Organiser la logistique des recrutements et des formations
- Classer des documents
- Définir une stratégie de communication
- Réaliser une veille documentaire
- Organiser, coordonner un événement
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
- Accueillir, orienter, informer une personne
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
- Utiliser les outils bureautiques
- Établir, mettre à jour un dossier, une base de données
- Transmettre de l'information
- Maîtrise des outils : excel, word, power point
- Maîtrise du logiciel de gestion Skill Gest
- Maîtrise du matériel: ordinateur, vidéoprojecteur
- Faire preuve de persévérance
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
- Faire preuve de rigueur et de précision