Conseiller(E) Privileges Et Services

**Mission**

Le/La conseiller(ère) Privilèges et Services accueille, informe et oriente les résidents locataires et les visiteurs, physiquement et au téléphone.

Il/Elle participe également à diverses activités administratives.

Il/Elle informe les résidents sur les prestations proposées (services au forfait, à la carte...), prend les rendez
- vous, recherche des solutions avec l'équipe pour mieux répondre aux besoins personnalisés des résidents et de leurs proches.

Il/Elle veille aux entrées et sorties dans la résidence dans un souci de sécurité.

Il/Elle veille à voir chaque résident tous les jours (en lien si besoin avec l'équipe d'encadrement) pour s'assurer que tout va bien.

Il/Elle exerce sa mission dans le parfait respect de la charte des droits et libertés de la personne accueillie, de l’intimité et de la dignité du résident, veille à son confort et à sa sécurité, observe la confidentialité des informations qu’il/elle détient à son égard, agit conformément aux procédures applicables.

**Activités Principales**

Activités Principales

Gestion des appels téléphoniques

1) Réceptionner et orienter efficacement les appels téléphoniques internes et externes.

2) Prendre les messages et les transmettre dans les temps aux destinataires.

3) Évaluer l’urgence d’un appel et alerter l’interlocuteur adapté à la situation.

4) Commander les services (TAXI, Rendez-vous partenaires...) pour les résidents ou autres visiteurs.

5) Attribuer une ligne directe à chaque résident selon les consignes et suivre la taxation téléphonique. Tenir à jour la liste téléphonique des résidents présents.

6) Mettre à jour le répertoire interne et l’annuaire d’urgence.

7) Transmettre le standard en fin de poste.

Accueil physique

8) Accueillir avec respect et discrétion et orienter les résidents et les autres visiteurs selon les bonnes pratiques.

9) Informer le résident et ses proches sur les prestations fournies (services au forfait ou à la carte, tarifs préférentiels...). Répondre à leurs questions dans les limites de sa fonction.

10) Proposer des solutions visant à répondre aux besoins personnalisés des résidents et de leurs proches (ex : pressing, lavage de voiture, repas d'anniversaire à préparer sur la résidence...)

11) Connaître les aides financières facilitant le quotidien des résidents.

12) Remplir les fiches contacts et/ou enregistrer les demandes de réservation ou de rappel.

13) S’assurer de la bonne tenue du hall et de la banque d’accueil. Porter une tenue vestimentaire adaptée à la fonction

14) Veille aux entrées et sorties dans la résidence dans un objectif de sécurité.

15) S'assure de voir les résidents chaque jour (en lien si besoin avec l'équipe d'encadrement) pour s'assurer que tout va bien.

Activités administratives

16) Gérer les commandes de prestations demandées par le résident : revues, coiffeur, esthéticienne, pédicure, photocopies, abonnement TV, montre connectée, coffre-fort, repas invités

17) S’assurer de la mise à jour de l’ensemble des affichages de la RSS : afficher les programmes d’animation, les menus, les nouveaux arrivants, les décès etc.

18) Assurer la vente et approvisionner le stock des produits dans la « boutique » (crayons, dentifrice ) et de fournitures administratives

19) Assurer le suivi des commandes de repas des résidents.

20) Préparer et suivre la facturation des séjours des résidents en lien avec la direction.

21) Assurer les encaissements et les remises bancaires.

22) Enregistrer les factures fournisseurs, les contrôler, les faire valider par la direction et les envoyer à la comptabilité une fois minimum par semaine (logiciel dématérialisation).

23) Assurer la réception, le tri, la distribution et les envois des courriers et colis (La Poste, livreurs, fournisseurs,..) pour la résidence comme pour les résidents.

24) Préparer les dossiers et documents nécessaires aux entrées et aux sorties des résidents et plus généralement toute préparation demandée par la Direction

25) Saisir quotidiennement le taux d’occupation.

26) Participer à la remise des questionnaires de satisfaction remplis par les résidents.

27) Réceptionner et transmettre les messages d’alarmes et de pannes. Connaître les procédures d’urgence et s'assurer de la bonne transmission au chargé de maintenance.

28) Veiller à la mise à disposition des registres (maintenance, sécurité ).

29) Réaliser divers travaux administratifs.

30) Réaliser les inventaires nécessaires à la bonne gestion de la Résidence

Communication interne et démarche qualité

31) Participer à la démarche qualité, aux différents groupes de travail et aux formations

32) Signaler à l’équipe direction toute situation à risque.

34) Accueillir et participer à l’intégration des nouveaux collaborateurs.

35) Répondre rapidement et conformément à la procédure aux