Assistant(E) de Gestion Et Commerciale

Le groupe MARC COMPAGNIE regroupe aujourd'hui 3 sociétés respectivements spécialisées dans l'électricité BTP, les domaines plomberie / chauffage / climatisation et les économies d'énergie.

Afin de renfort ses équipes et dans le cadre de sa très forte croissance, nous recrutons aujourd'hui un(e) assistant(e) de gestion polyvalent(e) et commercial(e).

En lien étroit avec votre responsable administrative et notre directeur, vous serez chargé(e) de:
**I.** **Accueil physique et téléphonique des clients et fournisseurs de la Compagnie - Chaque mercredi**
- Accueil téléphonique et physique des clients / fournisseurs
- Réception des courriers, colis de La Poste ainsi que de la livraison des palettes fournisseurs à faire entreposer dans l’espace stock
- Trier le courrier en fonction des entités par pochettes prévues à cet effet et les remettre à Julia
- Enregistrer et transmettre les demandes entrantes des prospects et clients
- Orienter les différentes demandes aux personnes concernées en interne

**II.** **Partie Client**:
**a.** **Suivi des Clients**:

- Gestion de la base de données clients Codial:

- Renseignement complet des coordonnées des particuliers et professionnels
- Demande de Kbis systématique aux professionnels
- Ouverture des chantiers, affiliation des devis et passage en commandes à réception des validations clients ou chargés d’affaires
- Gestions des dossiers:

- Dossiers liés aux aides éventuelles
- Aide à l’établissement des DOE en soutien aux chargés d’affaires quand nécessaire
- Transmission et communication des informations aux personnels commerciaux internes selon les dossiers et demandes

**b.** **Assistance Administrative Commerciale**:

- Aide, en fonction des demandes et avec les informations transmises par les chargés d’affaires, à la rédaction des devis concernant les travaux de maintenance, remplacement de pièces détachées ou petits équipements, dépannages
- Envoi des devis réalisés par les chargés d’affaires aux clients concernés
- Aide au montage de dossiers pour les rencontres / réunions entre chargés d’affaires et clients
- Aide à la réalisation des dossiers photovoltaïques, en fonction des demandes et informations transmises par Fanny:

- DP auprès des mairies
- Demande de Visa Consuel
- Demande de raccordement ENEDIS
- Suivi et gestion des demandes clients : communication des délais d’interventions, de livraison des fournitures
- Elaboration du planning en collaboration avec les équipes commerciales:

- Prise de rdv pour les chargés d’affaires sur site en fonction de leurs indications et disponibilités communiquées,
- Prioriser et planifier les interventions SAV, dépannages, maintenances
- Mettre à jour le calendrier des entretiens annuels et prise de rendez-vous

**c.** **Facturation**:

- Etablir les factures clients en fonction des demandes mails des chargés d’affaires:

- Suivi et gestion des attestations TVA réduite quand nécessaire
- Envoi des factures de situations réalisées par les chargés d’affaires:

- Vérification de l’imputation de la retenue de garantie, compte prorata
- Recouvrement factures clients - Uniquement sur MHS et en fonction des demandes de Fanny

**III.** **Partie Fournisseur**:

- Suivi des règlements fournisseur émis:

- Indication du statut payé sur ZEENDOC chaque mardi et vendredi à réception des écritures envoyées par Julia
- Veille et suivi des factures à régler:

- Envoi listing des factures arrivées à échéances et validéespour mise en paiement à Fanny
- Après validation, faire la remontée d’information à Julia tous les 14 et 29 de chaque mois

**IV.** **Partie Ressources Humaines**
- Saisie des heures dans Codial:

- Heures des équipes terrain en fonction des feuilles de pointages hebdomadaires
- Heures des équipes de l’agence
- Transmission des récapitulatifs au service RH, en fonction du calendrier, pour élaboration des bulletins de paies
- Transmission au service RH des diverses informations relatives aux salariés : demandes de congés, RTT, absences, maladies

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Salaire : 20 842,20€ à 28 000,00€ par an

Avantages:

- Titre-restaurant

Programmation:

- Travail en journée

Types de primes et de gratifications:

- Primes

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)

Expérience:

- Assistant de gestion h/f ou similaire: 3 ans (Optionnel)

Langue:

- Anglais (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel