Secrétaire Master

**À propos de nous**: L’université de Franche-Comté est une université pluridisciplinaire qui accueille chaque année près de 27 000 apprenants sur six sites : Besançon, Belfort, Montbéliard, Vesoul, Dole et Lons-le-Saunier. Avec ses 19 unités de recherche, dont 7 UMR, 5 structures fédératives et ses 27 plateformes technologiques, l’université de Franche-Comté place au cœur de sa stratégie l’articulation formation-recherche-innovation. Engagement, excellence, qualité, histoire, ouverture et progrès : l’université de Franche-Comté porte six valeurs fortes que la communauté universitaire promeut au quotidien dans ses formations et dans la vie étudiante. Une recherche de haut niveau s’y développe pour répondre aux grands défis sociétaux. Labellisée HRS4R et membre du réseau EURAXESS, elle est reconnue pour assurer un accueil de qualité à ses chercheurs. Elle possède également le label Bienvenue en France, reconnaissance de son rayonnement à l’international. Ouverte sur le monde et profondément ancrée dans son territoire, elle est un acteur économique capital de son environnement. Macha Woronoff, professeur d’université en pharmacie clinique et praticien hospitalier au CHU de Besançon, préside l’Université. **Mission**: Vous recherchez des missions passionnantes et innovantes qui ont du sens et vous souhaitez vivre une expérience professionnelle avec de vrais challenge ? Alors rejoignez l’Université de Franche-Comté, acteur majeur de la formation, recherche et de l’innovation. L'UFR Sciences et Techniques recherche pour octobre 2024, son futur secrétaire (F/H) de la formation Master Géologie Appliquée au département géosciences (filières en formation initiale, en formation continue, apprentissage, CMI) Secrétariat de la formation: - Accueil physique et téléphonique - mails - Gestion de la reprographie des documents pédagogiques destinés à la formation - Gestion des courriers entrants / envoi de courriers relatifs à la formation - Suivi des dossiers administratifs d'embauche des vacataires et intervenants extérieurs en relation avec le service du personnel de l'UFR ST et de l'université - Participation à l'organisation matérielle des déplacements et séjours à l'université des vacataires et intervenants extérieurs. Organisation de la formation: - Gestion de l'emploi du temps en coordination avec le conseil pédagogique (élaboration, transcription sur ADE, mises à jour, réservation de salles et matériel, diffusion de l'information) - Élaboration du bilan des services d'enseignement réalisés en master - Collecte des notes et préparation des tableaux de synthèse pour les jurys - Participation (rédaction de comptes-rendus + organisation matérielle des réunions du conseil pédagogique et du conseil de perfectionnement (diffusion des convocations, réservation des salles/repas) - Participation à la gestion des véhicules du département de géosciences (planning de réservation pour le master 3G, acheminement de véhicule en concession pour réparation et/ou révision, contrôle des documents administratifs relatifs aux véhicules...) - Organisation des journées spécifiques étudiants/université/entreprises et des journées de soutenance de diplômes (diffusion des informations, convocations, réservations salles/repas) - Interface avec SeFoC'Al : suivi des absences des étudiants via le LEA et suivi administratif des visites aux apprentis Communication: - Diffusion des informations aux étudiants : emplois du temps, contenus pédagogiques, offres de stage et d'emploi, etc. (tableau d'affichage, courriel, Moodle) - Diffusion d'informations diverses aux entreprises - Communication relative à la collecte de la taxe d'apprentissage - Participation à la création et l'ajout de contenu relatif aux activités du master 3G sur le site web du département de géosciences (relayé par le webmaster du site) et sur les réseaux sociaux - Assistance à l'OFVE concernant les enquêtes sur le devenir des étudiants Bases de données: - Gestion de la base de données "réseau Master 3G Dans l’UFC, accueillir des personnes en situation de handicap fait partie de notre ADN. Notre objectif est d’ouvrir nos portes à toutes les compétences et toutes les personnalités sans exclusion. **Profil**: Compétences nécessaires: - Connaissances des logiciels de bureautiques (tableau, traitement de texte, Suite Office Microsoft et Open Office. - La maîtrise d'outils de gestion de base de données type ACCESS est en plus - Connaissance des logiciels de navigation et d'édition de pages WEB (courrier, messagerie, intranet, recherches d'information sur Internet, etc.) - Connaissance des structures administratives et pédagogiques de l'université (la maîtrise d'ADE est un plus) Qualités requises: - Implication, capacité à prendre des initiatives - Rigueur et discrétion - Excellentes qualités relationnelles, compte ten