Secrétaire Administratif Polyvalente

L’Association l’Ensoleillade, une association loi 1901 à caractère médicosocial, accompagne environ 100 adultes en situation de handicap. Elle comprend:

- **ESAT à Lons** : Agrément de 71 ETP.
- **Pôle Hébergement à Lescar** : Foyer d'hébergement, service appartement, section annexe, MAPHA, et Foyer de vie avec un agrément de 58 places.
- **SAVS à Lons**: Agrément pour 10 mesures destinées aux adultes ayant une reconnaissance de handicap.

**Vos missions**

En tant que **Secrétaire administratif(ve)**, vous interviendrez exclusivement sur le **pôle hébergement** et serez un soutien clé dans la gestion administrative et logistique. Vos missions incluront:
**Accueil & Gestion des communications**
- Accueillir, renseigner et orienter le public.
- Répondre aux appels téléphoniques et assurer leur transmission.

**Administration & Secrétariat**
- Trier, archiver et assurer la gestion documentaire.
- Assurer le suivi administratif des résidents (Imago DUI, arrêts de travail) et des professionnels (médecine du travail, accidents de travail).
- Rédiger les comptes rendus des réunions.

**Logistique & Organisation**
- Assurer l’organisation et la gestion logistique des événements professionnels.
- Gérer les commandes de fournitures et produits d’entretien (suivi des stocks, relations fournisseurs, vérification des livraisons).
- Organiser les services généraux (plannings, remplacements, organisation des tâches).
- Gérer les commandes de repas pour le pôle hébergement et l’ESAT.
- Paramétrer les badges sécurisés.

**Suivi de dossiers spécifiques**
- Assurer la gestion des assurances, de la maintenance, de la sécurité, des partenariats et des travaux.
- Contribuer à la démarche d’amélioration continue de la qualité (DUERP, procédures).

**Vos interlocuteurs & appuis techniques**

Vous travaillerez en collaboration avec:

- La coordinatrice projet-animation
- La coordinatrice de soins
- La maîtresse de maison et les agents de service-maintenance
- L’équipe éducative
- La cheffe de service

**Votre profil**

**Savoir-faire**
- Excellentes compétences organisationnelles et rigueur.
- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office : Outlook, Excel, Word, PowerPoint).
- Bonne maîtrise des outils collaboratifs (internet, planning partagé, messagerie, visioconférence).
- Capacité à gérer les priorités et à assurer un reporting régulier à la direction.

**Savoir-être**
- Sens des responsabilités et esprit d’initiative.
- Excellentes qualités relationnelles (écoute, communication, respect, disponibilité).
- Capacité à travailler en équipe et en transversalité.
- Discrétion, confidentialité et loyauté.

**Type de contrat** : CDI - Temps partiel (0,75 ETP)
**Prise de poste** : Dès que possible
**Lieu** : Lescar

**Rémunération** : Selon la convention collective CCN 66
**Télétravail** : Non

**Profil recherché**

**Diplôme requis** : BTS, Titre professionnel Assistant(e) de direction ou Licence professionnelle en lien avec le poste.

Débutant(e) accepté(e).

Type d'emploi : Temps partiel

Rémunération : 1 397,02€ à 1 834,80€ par mois

Nombre d'heures : 26.25 par semaine

Horaires:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 10/03/2025