Assistant Administratif Et Commercial

**Description de l'entreprise**
Groupe familial fondé en 1996, implanté en Île-de-France et en Provence, le Groupe CEJIP offre proximité, réactivité et expertise dans les métiers de la sécurité, de la propreté et du multiservices.
**Description du poste**
Votre mission d’assistant administratif et commercial entretient des relations de suivis avec les services du Groupe CEJIP, ainsi que les exploitations de la branche Sécurité, service des Ressources Humaines, service comptabilité et service formation.

De manière générale, vous assurez le suivi administratif du personnel, la mise à jour quotidienne des dossiers administratifs et informatiques du service exploitation de la branche sécurité.

Sous la Direction du Président de l'établissement et/ou du Responsable Service / Exploitation, vous serez en charge de:

- **En collaboration avec le service des services Ressources Humaines**:
Constituer les dossiers des salariés, les dossiers de transfert en lien avec le service RH et formation,
Suivre la formation des agents en lien avec le service formation ; Suivre le tableau les recyclages et mises à niveau ,
Suivre les congés des salariés ,
Suivre les visites médicales,
Suivre les arrêts de travail et reprises,

Suivre les cartes professionnelles, titres de séjour et leur authentification, CNI, etc ,

Rédiger les différents courriers de correspondances avec les agents ou services administratifs divers, sous le contrôle et directives du Président de la branche ,
Traiter avec le service RH de la boîte mail RH afin d’accélérer les réponses aux salariés et repérer en parallèle les demandes injustifiées ou mal formulées,
Gérer les boites mails et mise à jour avec les outils métier,

**En collaboration avec l’exploitation / planification et la facturation** (outil support Logiciel Métier en cours : GARD, QUADRA, SAGE):
**Gérer les plannings des salariés** sur les différents sites du Groupe,
Renseigner:

- les fiches salariées dans le logiciel de gestion de planning,
- Les contraintes et obligations sociales issues de la CCN des Entreprises de prévention et de Sécurité et des dispositions réglementaires en matière de durée organisation du temps de travail ;
Les fiches clients, dans le respect du cahier des charges en relation avec le service commercial,

D'effectuer le pointage des prises de poste,

De participer avec le service exploitation au **suivi des prépaies et des plannings et des tableaux interco,**

De vérifier les échéances des obligations de la Branche Sécurité en effectuant des **relances auprès des clients et des agences (**facturation, prépayes, acomptes, notes de frais, suivi des véhicules, suivi des achats, suivi des stocks).

D'assurer** l’édition et le suivi des devis et de la facturation de la Branche Sécurité** en relation avec le service comptabilité ainsi que le recouvrement des créances,

**En collaboration avec le service commercial de la branche sécurité**

**Vous êtes en charge de**:
l’organisation logistique des réunions de Direction et des manifestations organisées par la Branche,

De la gestion des documents de la Direction de la Branche Sécurité,
Du suivi des moyens généraux de la branche sécurité en relation avec le service achat (téléphonie, véhicules, cartes essence, télépéages, assurances ).
De la gestion des doubles de clés des bureaux,
De l’accueil des visiteurs,
Du suivi des dossiers techniques, personnel ou commerciaux confidentiels,
De suivre certains budgets (achats, stocks matériels, suivi des véhicules, organisation des réunions, séminaires ou autre manifestation).
D'organiser l’archivage annuel de tous les documents de l’année précédente,
**Profil recherché**
Titulaired'un BAC + 2 minimum et ou équivalence justifiée.

Une solide expèrience professionnelle doublée de compétences dans le secteur de la branche sécurité serait appréciée.

**Polyvalent**. **Organisé, **méthodique**, **sensible au respect des normes et consignes de sécurité**. Vous êtes doté d'un bon **sens de l'observation, de l'analyse. Vous êtes **réactif** et **adaptable.**

A l'aise avec les logiciels informatiques GARD, QUADRA, SAGE, vous maitrisez la saisie des données.

Vous aimez travaillez en équipe.

**Faites vous connaitre dans les meilleurs délais auprès de nos équipes