Assistant(E) D'agence

**Qui sommes nous ?** ETI du Grand Est œuvrant dans les secteurs de la construction, de l'immobilier, l'industrie du bois, CHR et Loisirs, le Groupe MORLOT (380 personnes - 60 M de CA) se définit comme un groupe à l'esprit familial. Il ancre ses expertises dans une longue tradition et se fonde sur des valeurs fortes : l'Excellence, l'Engagement, l'Agilité, la Simplicité et le Plaisir. Il s'organise en 8 pôles d'activités représentant chacun une expertise métier identifiée et cohérente. Les synergies existantes entre eux permettent au Groupe de se positionner sur des marchés de construction globaux s'inscrivant clairement dans le champ de la construction durable. Nos perspectives de développement s'ancrent notamment: - dans notre maitrise de la filière bois ("de la forêt au chantier"); - dans nos compétences reconnues en matière d'installation, de maintenance, d'exploitation d'équipements de CVC-Plomberie nous permettant de nous positionner comme experts des problématiques liées à la consommation énergétique des bâtiments; - dans nos expertises en construction bois (charpente, ossature bois), en enveloppe du bâtiment (couverture, bardage, étanchéité...) et en réalisation de projets traités en Entreprise Générale. **Vous rejoignez les équipes de**: Notre pôle Énergie et Services qui porte une offre couvrant l’intégralité des prestations liées à l’énergie. Ainsi, il s’illustre dans des projets d’installations (travaux neufs ou de rénovation / remise aux normes), de maintenance et d’exploitation. Il regroupe 3 départements et réalise un CA consolidé d’environ 20 M€. Historiquement ancré en Lorraine (Épinal, St Dié des Vosges, Contrexéville) son département fluides régionaux couvre l’intégralité des prestations : installations, travaux de proximité, maintenance, exploitation sans oublier le service auprès d’une clientèle de particuliers. Son département Grands Projets se positionne sur d’importants marchés d’installations neuves (CA de 4 M€ au minimum) sur le secteur francilien (installations en environnement industriel ou pour des Ouvrages fonctionnels) Le pôle Énergie et Services est également présent à l’international où nous réalisons des opérations très ciblées pour quelques clients historiques. Nous recherchons dans le cadre de l'ouverture de notre nouvelle agence à Ludres, **un.e Assistant.e d'Agence**. **Vos responsabilités, vos missions... pourquoi ce poste est essentiel**: Rattaché.e directement au Responsable de l'Agence, vous le secondez activement dans tous les aspects de sa fonction. Ainsi: - Vous assurez les missions classiques de secrétariat (l'agence, accueil et standard, gestion des courriers, prise de rendez-vous et de commandes, classement et archivage des dossiers du service, participation à l'organisation d'évènements). - En votre qualité de support administratif de l'agence, vous prenez en charge la préparation des contrats de sous-traitance et conventions de groupement, les démarches liées aux ouvertures de chantiers, la préparation et le suivi des commandes de chantier. - Vous êtes en charge de la mise en forme des documents de suivi de l’activité de l’agence tels que les situations de travaux. Vous assurez un suivi des facturations (internes et externes). - Vos compétences sont également mises à contribution dans la constitution des dossiers d'Appels d'offres. - Vous tenez à jour les plannings inhérents à l’activité de l’agence (planning congés, main-d’œuvre, activités des collaborateurs). - Vous êtes le.la garant.e de la bonne transmission des éléments auprès des services fonctionnels de l’entreprise (service RH, paye..). - Représentant.e de l'entreprise, vous avez à cœur de transmettre une image positive de celle-ci ainsi que de satisfaire les demandes externes et internes qui vous sont faites. **Ce poste est fait pour vous si**: - Vous souhaitez vous investir dans un poste polyvalent et sans routine. - Vous avez une expérience en assistanat d'agence, idéalement acquise dans le secteur de la construction. - Vous avez suivi une formation de niveau Bac +2 (au minimum) en assistanat de direction, assistanat de manager... - Vous reconnu.e pour vos qualités rédactionnelles et de synthèse. - Vous maitrisez les outils bureautique (suite office) - Vous avez une véritable capacité à vous adapter à vos interlocuteurs et savez faire preuve d’entregent et de diplomatie en toutes circonstances. - Professionnel.le vous êtes reconnu (e) pour votre sens de l’organisation, votre pragmatisme, votre discernement et votre discrétion. **Ce qui fait la singularité de notre Groupe**: - Notre « taille humaine », notre audace et notre agilité; - Nos chaines de décisions courtes qui nous permettent de saisir des opportunités de développement; - Notre conviction que tous les horizons sont ouverts et que pour réussir il est nécessaire « de