Chargé de Suivi Administratif

**Employeur**: Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ? Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France. La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques. Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes". Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles. **Mission**: Ce poste est à pourvoir au sein de la fondation A*Midex. Il a pour objectif de soutenir l’activité quotidienne de la fondation par une anticipation des besoins et une optimisation de l'organisation en garantissant les délais et la qualité des documents produits. Intégré(e) dans un pôle administratif de la fondation, il/elle agit en interaction avec les porteurs de projets, la Direction des Ressources Humaines (pôle de gestion des personnels BIATSS et des personnels enseignants, bureau du recrutement), les composantes de formation, l’équipe A*Midex, la Direction des Affaires Financières, la Direction des Affaires Juridiques et Institutionnelles. Plus précisément, les missions proposées seront: 1) **Suivi administratif des ressources humaines pour l’ensemble des projets gérés au sein de la Fondation A*Midex** - Estimé à 80 % du temps de travail **Suivi global de la masse salariale et appui au pilotage**: - Assurer le suivi de la masse salariale en lien avec l’équipe de la cellule administrative A*Midex concernant le suivi de la consommation et des crédits par projet ; - Élaborer les tableaux de bord en lien avec l’équipe d’assistants en gestion A*Midex, mettre en place des indicateurs des emplois et les analyser ; - Contribuer à la projection de la masse salariale et faire des propositions spécifiques, notamment dans le cadre des étapes du cycle budgétaire (Budget prévisionnel, budgets rectificatifs). **Appui au suivi des recrutements et rémunérations accessoires en lien avec l’activité des projets gérés au sein de la fondation - En appui de la chargée de gestion administrative en charge du recrutement**: - Appuyer l’instruction les demandes de recrutement et de rémunérations accessoires reçues des équipes-projets ; - Procéder à la validation financière des recrutements sur crédits IdEx ; - Élaborer des tableaux de suivi de l’activité en lien avec la cellule administrative ; - Contribuer aux groupes de travail sur des dossiers transverses RH, à la demande de la direction ; - Suivre l'évolution de la réglementation sur ce domaine, en lien avec la Direction des Ressources Humaines ; - Garantir la continuité d’activité sur le volet ressources humaines, en cas d’absence prolongée d’autres membre de l’équipe. **2) Conseil et assistance**: - Informer, conseiller et assister les différentes parties prenantes (projets, directions, unités de recherche, composantes de formation, chargés de projets A*Midex) en appui avec la Direction des RH AMU ; - Contribuer et participer aux réunions d’installation des projets sur le volet RH ; - Capitaliser les solutions spécifiques et formaliser les procédures dédiées, préparer des fiches techniques RH, contribuer à l’amélioration et à la simplification des procédures RH propres à l’IdEx ; - Participer à l’élaboration des contrats de services, mettre à jour les procédures (Vademecum RH, etc.) ; - Contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité au sein de la fondation. **3) Suivi des conventions en lien avec l’activité des projets gérés au sein de la fondation** - estimé 20 % du temps de travail En lien avec l’équipe de la cellule administrative A*Midex et en appui avec une chargée de suivi administratif également en suivi de conventions, prendre en charge des conventions attributives d’aides aux projets et en assurer le suivi jusqu’aux délivrables: - Instruire les demandes de conventionnement et leurs avenants, reçus des équipes-projets ; - Vérifier la conformité de la convention reçue au regard des enjeux réglementaire ; - Référencer les conventions dans l’outil de gestion documentaire pour la mise en expertise (juridique, financière ) ; - Appliquer les modèles de conventions et avenants préparés par la direction des affaires juridiques et institutionnelles et proposer des évolutions ; - Suite à la signature des conventions, contribuer à l’installation des projets ; **Profil**: Vous êtes titulaire d’un Bac + 3 à Bac +5 en administration publique, administration des organisations, ressources humaines et avez développé une appétence