Responsable de Centre D'affaires Et Régie Légale

La/le responsable de site pilote l’activité, prend en charge les dimensions administratives et opérationnelles, s’assure de la satisfaction client au quotidien et participe au développement commercial sur site en mode entrant.

Elle/Il assure un relai entre la direction du groupe et les équipes du centre en tant que management de premier niveau. Elle/Il participe à la coordination des actions définies par le siège, assure la coordination avec le service comptabilité du groupe.

Elle/Il assure le recouvrement des créances impayées, met en place les actions en conformité avec le référentiel avec un rôle managérial.

Elle/Il gère la relation avec les fournisseurs

**DIMENSION ADMINISTRATIVE, OPÉRATIONNELLE ET MANAGÉRIALE**

Plus particulièrement, la/le responsable de site est en charge des tâches suivantes:
**Activité annonces légales**
- Prise de commandes d'annonces légales
- Traitement des demandes
- Relations avec les fournisseurs
- Suivi des encaissements et de la facturation client

**Activité domiciliation**
- Archiver, selon le processus défini, les clients dont le contrat est supérieur ou égal à 6 ans
- Envoyer les avis de résiliation au Greffe du Tribunal de Commerce de Paris
- Réceptionner et classer les contrats émis par l’ADV
- Répondre de façon réactive aux demandes émanant des clients
- Vérifier que les factures émises reflètent la consommation des services vendus aux clients pour les locations ponctuelles et les forfaits scan
- Faire ou surveiller les calls et mails de bienvenue

**Activité bureaux**
- S’assurer de la propreté des locaux (parties communes, bureaux et salles de réunion de façon quotidienne) selon les standards de qualité du Groupe
- Organiser des visites formelles une fois par trimestre avec chaque client « Office »
- Gérer le renouvellement des clients « Office » permanents (centres d’affaires)
- Être responsable de l’ouverture et la fermeture du centre en fonction du planning prédéfini
- Créer avec l’équipe sur site une qualité d’accueil physique et téléphonique courtois, efficace et professionnel pour nos clients et leurs visiteurs
- Etat des lieux d’entrée et de sortie
- Suivre et anticiper les locations des salles de réunion et des bureaux « Day Office »
- Suivre au quotidien les demandes opérationnelles des clients
- Gérer et suivre les plaintes clients
- S’assurer du bon fonctionnement des installations techniques dans les salles de réunion et bureaux loués à la journée : écrans, vidéoprojecteurs, connectique
- Savoir mettre en place de façon autonome les outils informatiques (IT et Tel) mis à disposition dans les bureaux
- Suivre les travaux avec les prestataires
- Veiller au respect des normes de sécurité des locaux

**DIMENSION MANAGÉRIALE**

La/le manager est responsable du fonctionnement du centre (bonne marche des outils de travail, des locaux, du professionnalisme des collaborateurs managés).

Elle/Il contrôle et met en place les actions nécessaires au bon fonctionnement de la Business Unit.

**Fonction managériale**
- Préparation hebdomadaire de la RAM (Revue d’activité mensuelle)
- Gérer le planning du centre : congés, horaires, absences, retards
- Vérifier que le Script commercial et la bible commerciale sont tenus à jour
- Être vigilant sur l’accueil physique et téléphonique donnés aux clients
- Faire respecter un délai de réponse raisonnable aux demandes du centre
- Monter en compétence le ou les collaborateurs sur les outils du centre (SALESFORCE, ZOHO, SLACK)
- Former sur l’exigence « Tracfin »
- Réaliser les entretiens (EAEP et Professionnels) des collaborateurs

**Fonction commerciale**
- Animer la relation client, la développer et fidéliser le portefeuille clients
- Organiser les visites de prospects
- Emettre un contrat de mise à disposition de bureaux
- Savoir faire un devis pour une salle de réunion et un bureau à la journée pour conclure le deal
- Vérifier que chaque client salle de réunion / Day Office a payé avant d’utiliser le produit
- Suivre les opportunités dans SalesForce en lien avec la direction commerciale : affaires en cours et clôturées
- Répondre à la demande des clients en maintenant la satisfaction client
- Proposer à nos clients (domiciliés, bureaux et salles de réunion) des services complémentaires (up-selling) et envoyer les leads à la Direction Commerciale
- Organiser des événements internes au centre et/ou à l’immeuble à développer avec le service marketing du Groupe
- Représenter le centre dans l’environnement immédiat du centre (distance inférieure à 500 mètres) en lien avec la Direction du Développement
- Faire un suivi et remercier les prescripteurs
- Être force de proposition pour améliorer les process

**Fonction Comptabilité - Finance**
- Vérifier la facturation des locations ponctuelles tous les matins
- Vérifier les encaissements reçus sur Zoho de façon quotidienn