Adjoint Administratif à 50 %

Aix-les-Bains /
Secrétariat de direction /
Temps de travail: 50 % (60 % annualisé) /
CDD

**1° Poste et Missions**

Un poste d’adjoint administratif à 50% (60% annualisé) est disponible à la direction du site d’Aix-les-Bains, pour une durée minimum de trois mois (possible pérennisation du poste).

**2° Activités**

**Direction du site (en lien avec les Affaires Générales, la Direction Générale et les Affaires Financières)**:

- Relations avec les usagers : Accueil physique et téléphonique (réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques)
- Réception, enregistrement, traitement du courrier postal et électronique (rédaction/mise en forme) ainsi que gestion du courrier au départ (saisie, mise en forme, diffusion, classement et archivage des courriers)
- Gestion et suivi de l'agenda de la direction du site exerçant sur le site d’Aix-les-Bains : programmation des rendez-vous / réunions
- Supervision du logiciel de réservation de la boîte à clef
- Rédaction et/ou diffusion des notes d’information et de service
- Suivi des dossiers relevant de la direction du site
- Rédaction et mise à jour de documents, procédures relatifs à la direction du site
- Mise à jour régulière et préparation hebdomadaire de la mallette de garde administrative dématérialisée
- Gestion des logements et de leur occupation : remise des clés, établissement contrat de location, état des lieux, contact avec l'équipe d'entretien, la lingerie et les services techniques, mise à jour et diffusion de l'occupation des logements, établissement mensuel des factures logement
- Commande des fournitures de bureau et papeterie pour le bâtiment administratif
- Etat et liquidations des sommes à payer pour le GIE IRM

**Gestion des affaires médicales (en lien avec la Direction des Affaires Médicales)**:

- Internes en médecine : mise à jour du dossier d’accueil tous les semestres, planification et mise à jour des gardes et suivi d’activité dans l'EGTT, gestion de l'internat
- Eléments de rémunération du personnel médical : saisie des éléments variables mensuels de paie, astreintes, frais de déplacements
- Suivi de l'absentéisme : transmission à la DAM, enregistrement en GED
- Etablissement, diffusion et mise à jour des tableaux de la permanence du site
- Gestion du personnel intérimaire : transmission des besoins aux agences d’intérim, suivi/relances des besoins, suivi des fiches d’évaluation et des fiches d'heures, mise à jour des plannings (Radio et EGTT), gestion des ordres de mission, mise à jour tableau RIST, mise à jour mensuel du dossier de certification des comptes, suivi et liquidation des facturations des frais d'intérim, réservation et suivi des besoins de logement

**Gestion du pôle Direction des Soins (en lien avec la Direction des Soins)**:

- Planification des stages (soignants, médico-tech) : réponses, planification, suivi des conventions en lien avec les partenaires extérieurs
- Relation avec les cadres de services et les établissements scolaires/universitaires

a) Mobilité
- Rédiger les courriers réponse, les mettre à la signature du directeur des soins et les diffuser.

b) Gérer les agendas des CSS de la DS : prendre les RDV agents pour autres motifs que la mobilité

c) Gérer les réunions mensuelles d'encadrement
- Fixer les dates sur l'année
- Appeler les intervenants pour s'assurer de leur disponibilité et de l'envoi du support
- Diffuser l'ODJ à l'encadrement par mail
- Archiver les supports dans le dossier partagé

**3° Organisation**

Cet emploi est placé sous la responsabilité hiérarchique du directeur du site d’Aix-les-Bains

**4° Temps de travail - Horaires**

Le temps de travail est organisé du lundi au vendredi.

Contraintes particulières:

- En présence du binôme, le poste est organisé de la façon suivante:

- Lundi - Mardi - Jeudi - Vendredi : 8h0 - 12h
- Un mercredi sur deux de 8h0 à 16h30
- En l'absence du binôme (7 semaines dans l'année) : 8h - 16h30, avec une pause méridienne d'1h00
- L’amplitude et le temps de travail peut varier selon les nécessités de service
- 25 CA + 8 RTT

**5° Compétences requises**

Cet emploi exige les compétences suivantes:

- Etre en capacité de prioriser et d’orienter les demandes des interlocuteurs internes et externes
- Etre capable de mobiliser ses connaissances de l’organisation du centre hospitalier pour apporter des réponses adaptées
- Capacités d’organisation et de planification des tâches et missions confiées
- Capacité d’adaptation
- Avoir le gout du travail en équipe
- Avoir le sens de l’accueil
- Respecter la confidentialité et la neutralité

**Informations**:
**Type de poste**: Offre d'emploi

**Poste à pourvoir au**: dès que possible