Secrétaire - Service Qualité Gestion Des Risques

**Détails de l’offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

Secrétaire - Service qualité gestion des risques (H/F)

**CONTRAT**

CDD

**DESCRIPTIF**

PRÉREQUIS
- Maîtrise de l outil informatique et bureautique

PRÉSENTATION DU LIEU D EXERCICE ET DE L ÉQUIPE DE TRAVAIL

DUQAG - Service Qualité Gestion des risques
- Le service Qualité est sous la responsabilité de la Directrice de la DUQAG, Direction des Usagers de la Qualité, Affaires Générales et Finances.

Composition de l équipe:

- Directrice
- Ingénieur Qualité - Evaluations volet Sanitaire - Gestion documentaire
- Ingénieur Qualité - Evaluations volet Médico-social - Gestion des risques
- Assistant Qualité

MISSIONS

En vue de la visite de certification, il s agit notamment de traiter et organiser l ensemble des informations administratives et les relations internes et externes d un secrétariat d une direction fonctionnelle.

Missions:

- Réception, traitement et orientation des appels, messages téléphoniques, courriels
- Traitement et mise en forme de documents, rapports, courriers, notes d information
- Classement et archivage des documents propres au secrétariat
- Gestion de l agenda du directeur et des ingénieurs
- Organisation de réunions
- Préparation et suivi de dossiers
- Création de modèles types, mise en forme de procédures,
- Qualification des événements indésirable en lien avec l ingénieur Qualité
- Prise de notes et rédaction de comptes rendus
- Reproduction de documents
- Gestion des fournitures du service et matériels de bureau (photocopieuse, fax)
- Mise à jour des imprimés utilisés par le service et de la documentation utilisée par l encadrement

COMPÉTENCES REQUISES

Connait:

- Techniques de secrétariat
- Classement et archivage
- Techniques d accueil téléphonique
- Organisation et fonctionnement interne de l établissement

Sait:

- Utiliser les fonctionnalités avancées des logiciels informatiques (Word, Excel, Outlook, logiciels de bases de données )
- Filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques
- Renseigner les interlocuteurs dans le domaine qui lui incombe
- Définir et réaliser un plan de classement
- Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courrier, procès-verbal, procédure, tableaux, plannings )
- Travailler en équipe
- Organiser et prioriser les activités de secrétariat
- Gérer les urgences
- S exprimer aisément vis-à-vis d interlocuteurs divers et variés
- Faire preuve de discrétion professionnelle
- Faire preuve d adaptabilité (liée aux procédures, à la règlementation, aux méthodes de travail )
- Faire preuve de rigueur
- Faire preuve de rapidité d exécution

COMPÉTENCES A ACQUÉRIR
- Maîtriser les nouveaux outils bureautiques plus variés

RELATIONS HIÉRARCHIQUES

Est placée sous l autorité du chef d établissement et du Directeur DUQAG, des ingénieurs Qualité et de l assistant Qualité

RELATIONS FONCTIONNELLES
- Les différentes directions de l établissement ainsi que l encadrement soignant et non soignant

HORAIRES sur la base de 35 heures par semaine du lundi au vendredi

DEPLACEMENTS A ENVISAGER / CONTRAINTES PARTICULIERES
- 0,5 ETP
- Participer à des réunions

CDD renouvelable

Pour tous renseignements, s adresser à Madame BUSSIERES (poste 04.42.16.49.81) ou Madame NOEL (POSTE 04.42.13.34.24)

**PERSONNE À CONTACTER**

ZAOUI Alicia

Madame BUSSIERES (poste 04.42.16.49.81) ou Madame NOEL (POSTE 04.42.13.34.24)
0442161721

**ETABLISSEMENT**

Centre hospitalier spécialisé Montperrin
109 Av du Petit Barthélemy
13617 Aix-en-Provence