Chargé-e de Mission Accueils Et Relations Agents

**Poste à pourvoir**: N°103 - Chargé-e de mission accueils et Relations Agents - Optimisation du traitement des demandes
- **Type de poste**: Permanent
**Référence du poste**: PERM/05890
**Date de recrutement souhaitée**: 15/10/2024
**Pôle**: Ressources Humaines
**Direction**: RH
**Service**: Equipe DGA - RH
Informations d'embauche
**Filières**: Temps complet
**Catégories**: B
**Cadres d'emplois**: Rédacteurs Territoriaux
**Grades**: Rédacteur, Rédacteur principal 2è cl., Rédacteur Principal 1è cl.
**Famille métier**: Fonctions supports
**Métier**: Chargé-e de mission
**Temps de travail**: Temps complet
**Catégorie**: B
**Durée de stage**: 0
Descriptif
**Finalité du poste**:
Le/la chargé-e de mission accueils et relations agents - optimisation du traitement des demandes occupe un poste stratégique et contribue au bon fonctionnement de l’Unité administrative de la Coordination générale du/de la Directeur-trice Général-e Adjoint-e du Pôle Ressources.
Il/elle œuvre à apporter la réactivité, la qualité de travail et les compétences attendues sur un niveau de positionnement telle qu’une Direction Générale Adjointe et se conforme à l’exemplarité de conduite à laquelle est tenu-e chaque e agent-e du Pôle Ressources et de la collectivité.
Il/elle évolue en lien étroit avec l’ensemble des acteurs de la Coordination Générale, du Pôle Ressources et est l’interlocuteur-trice des pôles de la collectivité sur les sujets dont il/elle est saisi-e.
Il/elle s’assure du respect dans les délais impartis de l’organisation de réunions signalées et instances RH et, est chargé-e du recensement d’éléments constitutifs des demandes / dossiers traités en collaboration partagée avec les Directeurs-trices et Directeurs-trices Adjoint-e-s du pôle.
**Missions**:
Sous le pilotage et l’encadrement fonctionnel du/de la Collaborateur-trice du/de la DGA - Responsable de la Coordination générale:
**Optimisation de la relation RH à l’agent**:

- Préparer et appliquer une Gestion des Relations Agent-e-s (GRA) pour renforcer les échanges entre le pôle Ressources et ses interlocuteurs internes et externes
- Organiser, piloter et suivre les activités des agents assurant les accueils du pôle
- Mobiliser les compétences autour du projet GRA et de ses objectifs opérationnels
- Organiser et optimiser les flux (délais de traitement, dynamique de l’information, temps d’attente, délais de réponse, suivi des demandes)
- Prévoir des indicateurs (satisfaction et retours agents) pour mettre en œuvre la démarche d’amélioration continue avec les équipes de manière transversale

En lien avec les Directions ressources et en transversalité avec les autres pôles sur l’ensemble des canaux de contact : référent-e-s et conseillers-ères RH, accueil physique, téléphonique, courrier et courriel:

- Impulser la culture « relation agents » en travaillant à un accueil renforcé et en apportant une réponse tout en permettant le suivi des demandes qui lui sont confiées
- Participer au chantier de dématérialisation à venir (définition d’un circuit de transmission et mise en place d’outils de suivi, garantie de la sécurisation des données et des flux)
- Garantir la communication entre les agents et les différents services RH de la Ville de Lille pour garantir un traitement optimal de chaque dossier
- Contribuer à la bonne adéquation entre le plan de communication et les retours des agents
- En lien avec le/la référent-e ressources de l’unité administrative, suivre auprès des interlocuteurs dédiés au sein des Directions le traitement des courriers et divers dossiers envoyés pour traitement au sein des services

**Optimisation du traitement des demandes**:

- Analyser les processus actuels de traitement des demandes signalées au sein des directions
- Identifier les axes d'amélioration pour fluidifier les échanges et réduire les délais de réponse aux demandes des agents municipaux ou intervenants
- Développer une démarche qualité et mettre en œuvre des outils de suivi et d’analyse des demandes signalées (tableaux de bord, indicateurs de performance, etc.)
- Proposer des solutions innovantes et adaptées aux spécificités des services pour participer à l’amélioration de l’accueil et à la dématérialisation

**Missions annexes**:

- Participer des réunions de la collectivité et édition des compte-rendu - assurer le suivi des décisions prises et des activités
- Contribuer à la rédaction de tout document utile à l’activité des Directions (notes, notes de services, courriers, powerpoint, tableaux Excel, rapports en lien avec les interlocuteurs compétents)

**Compétences métier**:
Maîtrise du pack office (Outlook, Word, Excel, Power point, Teams). Maîtrise ou capacités utiliser les outils numériques internes à disposition (intranet, EasyRepro, Logiciel Elise, OUSUIGE, etc.)
Expérience professionnelle experte