Adjoint Responsable Des Opérations

L'entreprise
Leader européen de la location de véhicules industriels
Le poste

ACTUAL LYON recrute un Adjoint Responsable des opérations afin d'assister le responsable du centre dans la gestion quotidienne de l’agence et être l’interface entre les clients externes et les clients internes.

**RESPONSABILITÉS ET MISSIONS**:
1. Assurer l’interface entre les services
Communiquer aux commerciaux les informations importantes émanant de l’atelier et/ou du parc (sinistres, demandes de véhicules supplémentaires, ) ;
Informer le Chef d’Atelier des impératifs clients ou du parc ;
Prévenir le responsable de l’agence des dysfonctionnements constatés ; µ

Surveiller les encours et Contrôler la balance clients/fournisseurs ;
Consulter la liste de gestion des sinistres ;
Vérifier la gestion des carburants.

2. Gérer le parc de véhicules et optimiser le service
Rechercher les améliorations sur le plan économique et qualité de service ;
Contrôler et adapter le PNC (Parc Non Contractuel) avec le parc contractuel ;
Rechercher les véhicules pour les besoins de véhicules relais ou pour répondre aux demandes Proposer l’élimination/remplacement des véhicules en assurant des contrôles qualité physiques ;
Relancer les clients pour les véhicules relais non restitués, ou en attente de reprise ;
Informer les commerciaux des délais de livraison de véhicules neufs ;
Prévoir les besoins saisonniers de véhicules PNC ;
Suivre les listes « visites » et assurer les convocations aux visites et les relances en relation avec le Responsable d’Ordonnancement.

3. Faire respecter les engagements contractuels
Procéder aux rectifications des données commerciales dans le SI « gestion de parc » ;
Vérifier la facturation avant et après réclamation d’un client ;
Effectuer les modifications de la facturation automatique avec l’accord du Resp. de l’agence ;

4. Prendre en charge la gestion administrative du personnel de l’agence
Procéder à la saisie des éléments de paye (variables, absences, ) ;
Préparer les dossiers administratifs d’embauche, de départ ;
Contrôler la validité des papiers du personnel (permis, carte de résident, visites médicales,...) ;
Contrôler les heures des convoyeurs et leurs frais;
Contrôler les primes de dépannages.

5. Participer à la commercialisation de la location « courte durée »
Réceptionner les appels entrants ;
Analyser les besoins du client en termes de véhicules ;
Faire au client une proposition commerciale adaptée ;
Rechercher les véhicules pour la location en courte durée ;
Enregistrer les réservations ;
Gestion des assurances ;
**Etre le garant de la facturation**: factures, avoirs.

Le profil recherché
Vous avez une connaissance du matériel de l'entreprise proposé à la location (typologie de véhicule, vocabulaire, réglementation associés, équipements spécifiques, )Connaissance et mise en œuvre des règles opérationnelles (conditions générales de vente, procédures assurance, encours et contentieux, administratif du personnel, facturation )Etre capable de participer activement à la commercialisation de la location courte et moyenne durée (gestion appels entrants, recherche de véhicules, )Être capable de suivre et vérifier les éléments d'activité et de gestion administrative du personnelEtre capable d'optimiser la gestion des sinistres (courriers, règlements, transmettre les constats, )Maîtrise des systèmes d'informations de l'entreprise (outils informatiques, tablettes, )Savoir assurer la gestion et l'optimisation du parc de véhicules (adapter le parc à la demande en quantité et en qualité)
Adaptabilité, Coopération, Initiative, Orientation service client, rigueurAnimation d'équipe
Développement des collaborateurs Maîtrise
Leadership