Assistante de Gestion

Mission Générale

Au sein d’HMS, l’activité du pôle Paris Val de Seine joue un rôle central dans le développement des nouveautés avec des savoirs faire parfois unique.

Le périmètre du poste comprend la Maroquinerie de Saint Antoine et les ateliers du Faubourg (commandes sur mesures & Equitation) basé au 23 rue Boissy d’Anglas Paris 8ème.

Eléments de contexte

La Maroquinerie de Saint Antoine est née de la fusion entre les sociétés Avril Morio & Patte et Nehel acquises par la Maison Hermès en 2006. A ce jour, la Maroquinerie compte 135 collaborateurs et occupe différents étages d’un site placé en plein cœur de Paris, dans le quartier St Antoine.

La répartition du temps entre les 2 sites est évaluée à 1/5 du temps pour les ateliers du Faubourg et 4/5ème de temps pour la Maroquinerie de Saint Antoine.

L’assistant(e) de Gestion reporte hiérarchiquement au Directeur de Production de la Maroquinerie de St Antoine.

Le poste est basé à la Maroquinerie de St Antoine - 59 rue de Charenton 75012 PARIS.

Principales activités

**Principales activités**

**Assistanat du Directeur de Production du site**
- Gestion de l’agenda: planification des réunions récurrentes, mise à jour au quotidien selon l’actualité
- Organiser et préparer les réunions : logistique, agendas, documents à diffuser et préparation de l’ODJ
- Rédiger des documents de synthèse, notes et comptes rendu de réunion
- Relayer les informations en lien avec les autres assistantes de production

**Missions de suivi administratif**
- Validation des factures pour le site en lien avec le Contrôle de Gestion et le service comptabilité
- Réaliser le suivi des frais de service et notes des frais
- Gestion du courrier, standard et accueil
- Optimiser et anticiper la gestion des activités, la gestion du planning et des agendas
- Réalisation du reporting mensuel du site et mise à jour de l’outil SIRH le cas échéant
- Rôle d’alerte sur tout type de remontées en vue d’un traitement rapide
- Participation active à la bonne marche quotidienne du site
- Gestion des commandes de fournitures (entretien, bureaux, ), Maintenance et Investissements du site.
- Gestion du matériel pour les nouveaux salariés (badges, besoins informatiques, téléphone)

**Missions de suivi RH**:

- Assurer le suivi du temps de travail (compteurs, RTT, pointage dans l’outil de GTA ) et partage avec le service RH et Contrôle de Gestion
- Suivre le présentéisme du site (requête absentéisme, analyses)
- Suivi des entrées/sorties, temps partiels, congés parentaux
- Lien régulier avec le service paie -participation au point paie mensuel
- Suivi des évènements : formations, Podium, événements Maison

**Missions transverses : communication interne et partage de l’information au sein des équipes**
- Mise à jour de l’affichage du site
- Assurer la gestion et la mise à disposition des salles de réunion
- Organiser les déplacements des salariés, les visites et les divers événements sur le site, gérer les différentes réservations (déplacements, taxis, repas )
- Point d’entrée et organisation d’événements externes en lien avec les différents services
- Formation supérieure de type BTS assistant de gestion PME/PMI ou expérience équivalente
- Expérience confirmée en Assistanat de Direction (minimum 5 ans) dans un environnement de production
- Bonne maîtrise informatique (Pack office)
- Sens des responsabilités et du service
- Gestion des priorités et organisation du travail
- Loyauté et intégrité
- Confidentialité et discrétion
- Excellent relationnel

About the Hermès Group

Créateur, artisan et marchand d’objets de haute qualité, Hermès est, depuis 1837, une maison française, familiale et indépendante qui emploie plus de 17 000 collaborateurs dans le monde. Animé par un esprit d’entreprendre continu et une exigence constante, Hermès cultive la liberté et l’autonomie de chacun grâce à un management responsable. L’entreprise perpétue la transmission de savoir-faire d’exception par un ancrage territorial fort dans le respect des hommes et de la nature - source de matières d’exception. Quinze métiers artisanaux irriguent la créativité de la maison dont les collections rayonnent dans plus de 300 magasins dans le monde.
- Contract type:
Regular position
- Country:
France
- City:
Paris
- Job:
Administrative Functions
- Experience:
Minimum 6 years
- Company:
Maroquinerie de Saint-Antoine