Assistant Administratif

**OFFRE D’EMPLOI - Assistant.e administratif du Pôle animation territoriale**

L’association Evasion en Pays d’Accueil et de Loisirs a été créée le 24 mars 1982. L’association a grandi et développé rapidement ses activités durant ces 20 dernières années. Afin de donner plus de transversalité à son organisation, l’association EPAL se réorganise et recrute au sein de son Pôle Animation territoriale, un assistant administratif.
Le Pôle animation territoriale de l’association assure le développement et la mise en œuvre de projets d’animation quotidienne : petite enfance, enfance, jeunesse, adultes, familles, vie sociale, et d’accompagnement des collectivités. L’inclusion rayonne de manière transversale à toutes ces thématiques.
Le déploiement de ces projets bénéficie à environ 4000 adhérents par an.
Sous la responsabilité hiérarchique et fonctionnelle du responsable de pôle animation territoriale, l’assistant.e administratif assure le suivi et la gestion administrative pour l’ensemble des conventions partenariales du pôle. Sa rigueur et son suivi permets une aide au pilotage opérationnel des projets.

**MISSIONS**:
**1) Création de tableaux de bord et suivi des différents échéanciers**
Suivre les conventionnements avec les collectivités
Capitaliser les pièces administratives auprès des directeurs pour transmission à la comptabilité
Suivre et envoyer les dossiers de demande de subventions
Suivre les conventions PSO et bonus territoire avec la CAF
Suivre les déclarations annuelles CAF
Suivre les contrats de restauration, de flux et téléphonique des structures.
Mettre en place un calendrier annuel des échéances des conventions et lien partenaire.

**2) Gestion des comptes utilisateurs et paramétrage des différents logiciels et portails en ligne**
Gérer les comptes utilisateurs des logiciels : diabolo, TAM, CAF (mon compte partenaire et
ELAN)
Paramétrer le logiciel diabolo
Modifier les tarifications des établissements dans Diabolo
Suivre les données de la plateforme TAM : création des intervenants - veille hebdomadaire des
AIA (Aucune Identité Applicable)
Réaliser les déclarations SDJES initiales et le suivi des déclarations complémentaires sous TAM
Suivre le portail ELAN de la CAF : centralisation des droits et transmission aux responsables des structures concernées.

3) **Renseigner des tableaux de suivi des activités du service pour les partenaires**
Compléter les dossiers trimestriels CAF : déclarations des données d’activités issu du logiciel
Diabolo

**4) Rédiger et mettre en forme divers documents**:
Aider à la rédaction de courriers
Réaliser la gestion administrative du courrier

Rédiger des compte rendus des réunions d’équipe du pôle
Venir en soutien à l’écriture de compte rendus de réunions partenariales
Aider à la réalisation de documents de communication (programmes, newsletter, réseaux sociaux )

**5) Organiser et mettre en œuvre le classement et l'archivage des dossiers.**

**6) Participer à la vie d’équipe et favoriser le lien avec les autres services**:
Assurer la circulation de l’information entre responsable de pôle/coordinateurs, et les services administratifs de l’association.
Préparer les demandes d’achat du service et assurer la réception des commandes.
Développer des outils partagés (documents, agendas).
Participer aux réunions d’équipe bimensuelles

**COMPETENCES**:
**Compétences techniques**:
Connaissance approfondie des techniques de secrétariat et de gestion administrative
Dispose d’une aisance rédactionnelle
Assure en autonomie le suivi des dossiers administratifs et la transmission des informations en lien avec les dossiers

**Aptitudes comportementales et relationnelles**:
Sait accueillir les professionnels au téléphone, écouter, conseiller, ou réorienter
Sait prendre l’initiative d’interpeller sur les dossiers communs ses collègues sous une forme qui permette l’échange positif et constructif
Sait faire preuve de méthode et d’organisation
Sait agir en réactivité face à une modification administrative de dernière minute en lien avec l’activité du Pôle
Participe activement aux temps d’équipe et sait être force de proposition
Sait alerter son responsable lorsqu’une difficulté est repérée

**Informatique**:
Excel : Sait créer et remplir des outils de suivi efficients partagés avec l’équipe pour suivre l’activité.
Word : maîtrise du publipostage et de la mise en page de courriers, rédaction de trames de conventions
Maîtrise des outils collaboratifs Google Drive et Office 365 en vue de travailler sur des documents partagés

**NIVEAU DE FORMATION ATTENDUE**:
Bac professionnel / Titre professionnel Assistanat administratif
Bac professionnel Assistance à la gestion des organisations et de leurs activités
BTS Gestion de la PME

**CONDITIONS D’EMPLOI**:

- Poste basé : à Brest
- Nature du contrat de travail : CDI
- Temp