Assistant(E) Administratif Et D'accueil

CONTEXTE ENTREPRISE

Le Château de La Mothe, un joyau médiéval classé monument historique situé au cœur de l'Auvergne, dans l'Allier. Offrant 5 chambres d'hôtes, 5 gîtes, 5 salles de réception, une cuisine et une capacité d'accueil de 80 personnes, notre domaine s'étend sur 6 hectares, entre piscine et jardin d'honneur.

Idéalement situé à moins de 45 minutes de Clermont-Ferrand et à 30 minutes de Vichy, notre château offre un cadre exceptionnel pour des événements d'entreprise. Que ce soit pour un séminaire, un team building, un lancement de produit, un mariage ou une soirée de gala ou privée, nos salles équipées des dernières technologies favorisent la créativité et l'efficacité des réunions privées et professionnelles.

Le Château de La Mothe étant en plein développement de son activité.

Découvrez le site internet du Château de la Mothe:
FINALITES DU POSTE

L’Assistant(e) administratif(ve) aide le dirigeant de l’établissement ainsi que l’adjoint d’exploitation sur les aspects suivants:

- Assurer la gestion administrative et le lien avec le directeur et les autres services du groupe (comptabilité et finance)
- gestion des prestataires et partenaires
- gestion des réservations
- gestions des voyageurs
- gestion de la logistique

ACTIVITES PRINCIPALES

**Accueil et gestion administrative**
- Accueil téléphonique
- Classement de documents
- Traitement des courriers
- Mise en forme des courriers recommandés envoyés ou reçus

**Facturation - Comptabilité**
- Répondre aux demandes entrantes des clients (élaboration des devis, réservation sur CRM et /ou sur word )
- Elaboration de bon de commande fournisseurs
- Edition des factures
- Contrôle factures fournisseurs
- Saisie des éléments comptable
- Préparation et envoi à Montpellier de tous les éléments comptables (factures fournisseurs, factures clients, notes de frais, autres).
- Préparation des paiements fournisseurs

**Gestion des partenaires et prestataires**
- Prise de rendez-vous avec des partenaires et prestataires
- Suivi des planning prestataires externes (femmes de ménages, traiteur )
- Vérification des heures effectuées par les prestataires

**Gestion des réservations**
- Mise à jour périodique des plateformes de réservations (tarifs, textes, photos, autres)
- Suivi des demandes (suivis et relances) de réservations liées aux plateformes:

- Mariages sur Mariages.net et autres.
- Locations des logements (Gites et Chambres d’Hôtes), Booking, Rbnb, autres, toutes les plateformes liées à mon Chanel manager EVIIVO.
- Location des salles sur Kactus et autres

**Gestion des voyageurs**
- Assurer le suivi des départs et des arrivés (check in et out)
- Renseigner les clients sur les activités, les restaurants et commodités alentours
- Recueil de la satisfaction clients

**Gestion de la logistique**
- Identification du matériel arrivant en rupture de stocks (fourniture de bureau et d’entretien, bois) auprès prestataires externes et des équipes en interne
- Commande aux fournisseurs pour approvisionner le stock
- Assurer le suivi de livraison avec les différents fournisseurs

**Participation le jour J des événements**
- Préparation des salles de réception : disposition des tables et des chaises, décoration des salles
- Accueil du publics

**Les missions du poste peuvent évoluer au fur et à mesure de votre contrat**

FORMATION ET EXPÉRIENCE
- Un diplôme de niveau Bac +2 à Bac + 3 dans l’administratif
- Une expérience significative d’au moins 2 ans en tant qu’assistant(e) administratif(ve) est demandée

COMPETENCES
- Expérience en gestion administrative
- Capacité d’organisation
- Maîtrise du Pack office
- Maîtrise de la langue française écrit et parlé

SAVOIR-ETRE
- Autonomie et polyvalence
- Sens de l’écoute
- Aptitudes relationnelles
- Rigueur et méthode

RELATIONS HIERARCHIQUES ET FONCTIONNELLES
- Rattachement hiérarchique : Directeur de l’entreprise
- Fonctionnelles : autres collaborateurs

MODALITES
- Niveau de recrutement : Bac + 2 à Bac +3 et 2 ans d’expérience minimum
- Recrutement dès que possible en CDI
- Statut : employé
- Durée du contrat : 25 - 42 heures (en fonction des saisons et des besoins)
- Période d’essai : 2 mois renouvelable
- Poste situé au Château de la Mothe 03450 Vicq

REMUNERATION

16 800 € net annuel pour 35h

Mutuelle

Type d'emploi : Temps plein, CDI
Statut : Cadre

Rémunération : 16 800,00€ par an

Programmation:

- Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel