Gestionnaire 1ère Année

**À propos de nous**:
Créé en 1991, Sciences Po Rennes est un établissement public d'enseignement supérieur ayant pour vocation de former les étudiantes et étudiants, issus de l'ensemble de la population, à des métiers à responsabilités tant dans les secteurs public, privé, associatif, en France comme en Europe et dans le reste du monde.

Les débouchés professionnels sont très variés. La pluridisciplinarité qui caractérise la formation associée à une pédagogie innovante permettent aux étudiantes et étudiants d'acquérir des connaissances et des compétences spécifiques, reconnues et recherchées par les entreprises, les collectivités, les associations... dans un monde, une société en perpétuelle évolution.

La formation initiale, cursus en cinq ans, est basée sur un modèle pédagogique unique. Une formation pluridisciplinaire d'excellence dans le domaine des sciences humaines et sociales (droit, économie, histoire, science politique) qui permet d'appréhender une grande diversité d'approches et d'outils d'analyse du monde contemporain, ses enjeux et transformations en devenir.

**Mission**:
**Gestion et suivi des étudiants de 1ère Année**:
**Inscriptions administratives et pédagogiques des étudiants de 1ère année**
- Instruction des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
- Effectuer les inscriptions administratives et pédagogiques sur Apogée et sur Pégase
- Création et mise à jour des structures sur Apogée et sur Pégase
- Suivi de la scolarité des étudiants
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion des étudiants

Edition des listes définitives des groupes et envoi aux enseignants avant le début des cours

**Emplois du temps et suivi des étudiants**
- Gérer les agendas et contrôler les échéances
- Gestion des rattrapages de cours, changements de salles
- Suivi des absences aux cours obligatoires
- Vérification des états des heures des enseignants contractuels

**Examens**:

- Organisation des examens : création du calendrier d’examen, gestion de l’anonymat, des copies, des sujets
- Saisie des notes, lancement des calculs et vérifications des relevés de notes
- Préparation des Jurys : convocations membres Jury, édition des PV et relevés de notes
- Remise des relevés de notes aux étudiants
- Préparation et participation aux Jurys de délivrance d’année

Soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l’activité du service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques )

**Gestion de l’ensemble des surveillants d’examens et concours**
- Recrutement, convocations des surveillants et gestion du planning
- Elaboration et mises à jour des fiches d’heures
- Transmission au service financier pour mise en paiement

**Gestion des recrutements spécifiques**
- Organisation du jury de recrutement
- Participation aux réunions annuelles de bilan pour les SHN
- Inscriptions des étudiants Allemands dans le double cursus franco-allemand
- Organisation des Jurys de recrutement des étudiants de la filière INSA-Sc Po en partenariat avec l’INSA
- Organisation des Jurys de recrutement des étudiants de la filière Agro-Sc Po en partenariat avec Agrocampus

**Information et communication**
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
- Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur
- Sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe

**Gestion administrative du programme de Démocratisation**
- Traitement des mails sur la boîte mail générique Démocratisation
- Participation à la Commission de sélection
- Création et envoi des conventions
- Participation à l’organisation des journées d’accueil à l’IEP et des Jurys de soutenances des collégiens
- Gestion des frais de déplacement des moniteurs et tuteurs

Travailler en binôme avec le(la) gestionnaire de 2ème année

Participation aux commissions pédagogiques

Participation aux journées portes ouvertes et aux salons

Participation à la réunion de rentrée des étudiants

Aide ponctuelle à l’organisation matérielle du concours d’accès en 1ère année (surveillances, copies)

Accueil physique, téléphonique et numérique des étudiants, des enseignants et de personnes extérieures

**Profil**:

- Maîtriser l’expression orale et les techniques d’accueil
- Maîtriser les techniques de restitution et de transmission d’information écrite et orale
- Savoir hiérarchiser ses activités
- Connaître l’environnement bureautique et maîtriser la mise en œuvre des logiciels
- Connaître l’organisation et le fonctionnement de la structure et de son environnement
- Connaître le droit des examens et concours
- Savoir rédiger des courriers et des documents administratifs simples
- Savoir identifier et appliquer les procédures administ