Assistant de Formation

**Présentation de la structure**

Le GRETA-CFA Aquitaine est un regroupement d’établissements publics locaux d’enseignement qui mutualisent leurs compétences et leurs moyens pour proposer une offre de formation pour les adultes sur l’Aquitaine. Il est composé de 10 agences sur l’ensemble de la Nouvelle Aquitaine.

Le GRETA-CFA Aquitaine propose de nombreuses formations dans de nombreux secteurs (Bâtiment Energie, Compétences Clés, Hôtellerie-Restauration-Tourisme, Industrie, Numérique, Audiovisuel, Santé Sanitaire et Social, Sécurité, Tertiaire, Transport, VAE, Bilan de compétences, Optique, Métiers de l’art ).

Le GRETA-CFA Aquitaine recrute un(e) assistant(e) de formation.

**Mission**

L’assistant(e) de formation assure la mise en œuvre et le suivi administratif des actions de formation.

En contact permanent avec demandeurs d’emploi, stagiaires, apprenti(e)s, il/elle a une mission d’accueil.

A l’écoute du client, du stagiaire et/ou de l’apprenti(e), avec l’objectif de leur satisfaction, il/elle participe au développement de l’activité dans le cadre de la politique définie par la Direction.

Il/Elle assure l’interface entre les clients/stagiaires/apprenants/financeurs, le service comptable et le Conseiller en Formation Continue.

Il/Elle assure un suivi administratif rigoureux.

**Contexte et activités**

En liaison avec le conseiller en formation continue, le chef d’établissement, les équipes pédagogiques et le service comptable, l’assistant(e) participe au processus global de la phase d’accueil de la demande client à celle de la mise en œuvre de l’action. Il/Elle transmet les documents de suivi de l’activité et les informations nécessaires à l’amélioration du processus de réalisation.

Il/Elle contribue en permanence à l’amélioration du processus de réalisation en répercutant à son responsable ses difficultés et ses initiatives.

⮚ **Accueil et recueil de la demande**
- Connaître l’offre de formation continue du Greta et notamment **l’offre du secteur Industriel ;**
- Accueillir et recueillir l’ensemble des demandes téléphoniques (des entreprises, des demandeurs individuels, des prescripteurs) ;
- Accueillir par téléphone et physiquement le public et les apprenants du site (individuels, salariés, apprentis et demandeurs d’emploi) ;
- Renseigner et orienter les prescripteurs sur l’ensemble de l’offre et les modalités d’accès à la formation ;
- Prendre les rendez-vous d’accueil avec le CFC.

⮚ **Traitement des demandes**
- Traiter les demandes écrites et téléphoniques (devis, renseignements, envoi de contenus pédagogiques par mail ) ;
- Préparer les devis ;
- Remplir les dossiers de demandes de financements variés ;
- Relancer les devis en cours et renseigner un tableau de suivi ;
- Participer à l’organisation et à la tenue des réunions d’informations-collectives et des journées portes ouvertes dans les lycées.

⮚ **Organisation de la prestation**
- Accueillir et informer les stagiaires/apprentis et les clients ;
- Mettre en place les contrats de professionnalisation ou d’apprentissage, établir les conventions de formations et en assurer un suivi rigoureux (retour des conventions et des accords de prise en charge à l’aide du Progiciel YParéo) ;
- Constituer les dossiers administratifs des stagiaires (recueil des pièces constitutives, des états d’émargement, formulaires qualité ) et des autres formations ;
- Préparer les dossiers administratifs pour les stagiaires et les formateurs pour l’ouverture des formations ;
- Préparer les dossiers pédagogiques (livret d’accueil, résultats des positionnements par domaine de compétences ) et formaliser les contrats pédagogiques (selon les cas) ;
- Suivre les présences et vérifier les heures réalisées ;
- Assurer le recueil des heures dispensées par les formateurs et les vérifier ;
- Relancer les stagiaires absents en collaboration avec le CFC et/ou le DDFPT ;
- Préparer, saisir et envoyer les documents relatifs au déroulement de l’action de formation selon le cahier des charges du commanditaire ;
- Créer les sessions de formation sur logiciel interne de suivi d’activité (Progré) ;
- Etablir, veiller aux émargements, et retour des états en vue de paiement de la part des organismes payeurs (OPCO, Région ) ;
- Préparer les bilans ;
- Recueillir les évaluations de satisfaction et préparer la synthèse.

**Relations hiérarchiques et fonctionnelles**

Il/Elle est placé(e) sous l’autorité hiérarchique du directeur de l’agence BTP-INDUSTRIE.

Il/Elle travaille sous l’autorité fonctionnelle du/des chefs d’établissement des sites de formation en relation fonctionnelle avec le CFC voire aussi le responsable pédagogique et travaille en collaboration avec le service comptable.

**Connaissances et compétences requises**
- Maîtriser les techniques de secrétariat et les outils bureautiques : traiteme