Un-e Assistant-e de Formation

**Les missions**

Au sein du CCI CAMPUS formation, de la CCI Charente, sous la responsabilité du Directeur formation continue, vous assistez le responsable du service formation continue et/ou les conseillers formation dans l’organisation, la gestion du service et des activités périphériques afin d’atteindre les objectifs fixés par la Direction (courriers, commandes, rémunération des stagiaires, réservation des moyens, contractualisation des formateurs, suivi de facturations ).

Vous assurez l’ensemble des opérations de suivi des dossiers clients, du bon de commande au suivi de placement (création de dossiers, saisie informatique, réservation des moyens, classement des documents réglementaires, suivi, facturation, aide à la tenue des jurys) ; apportez un appui opérationnel nécessaire à la bonne conduite des opérations ; effectuez les mises à jour, gérer les données et apportez une assistance technique en lien avec les activités du service.

**Les activités principales**

**Gestion administrative**:

- Etablir les dossiers et conventions spécifiques au service ;
- Compléter et traiter les formulaires et dossiers divers (rémunérations des stagiaires Région et Pôle Emploi, prise en charge du suivi des OPCO, et autres financeurs, attestations ) ;
- Etablir les conventions, convoquer les stagiaires et transmettre tous les éléments de suivi et de gestion des formations ;
- Saisir et créer les éléments nécessaires à l’établissement des dossiers sous le logiciel informatique dédié (stage, session, tarifs, planning, échéances, etc.) ;
- Prévoir et réserver les matériels nécessaires à la formation, transmettre les feuilles d’émargement et les justificatifs nécessaires à l’établissement des attestations de présence et à l’édition des factures ;
- Contrôler, éditer et transmettre les factures et les attestations auprès des différents acteurs (clients, comptabilité, OPCO, région, Caisse des dépots, etc.) ;
- Recueillir les données nécessaires à la transmission des bilans de formation (bilan pédagogique et financier, facturation ) ;
- Tenir à jour les statistiques du service et les tableaux de bord des différentes activités.

**Informations - Communication**:

- Assurer l’accueil et renseigner les visiteurs et les clients internes et externes ;
- Participer à l’accueil des stagiaires et à leur prise en charge tout au long de leur formation ;
- Assurer les contacts et communications téléphoniques ;
- Peut tenir ponctuellement le standard de l’accueil général ;
- Réceptionner et transmettre les courriers, contrats, dossiers et autres documents papiers et électroniques ;
- Consulter, répondre et dialoguer avec les différents services internes, les partenaires institutionnels et les clients (entreprises, stagiaires ) ;
- Communiquer et transmettre aux interlocuteurs internes toutes les informations nécessaires au fonctionnement de la formation ;
- Assurer l’interface avec les clients (entreprises, stagiaires, branches professionnelles, etc.) et les conseillers et / ou les développeurs.

**Assistanat commercial**:

- Organiser le secrétariat, ordonner, classer et améliorer les méthodes ;
- Mettre en forme les courriers, notes, comptes rendus, tableaux de bord et en fonction de ses compétences, concevoir tout ou partie de ceux-ci ;
- Elaborer et actualiser les bases de données du service. Proposer les produits et les prestations (catalogue, CFA ) ;
- Exécuter des opérations commerciales simples pour la clientèle qui se présente ;
- Participer à la mise à jour de la base de données clients, prospects, etc.. ;
- Participer à l’élaboration d’outils permettant l’évaluation de la qualité et assurer le suivi de leur mise en oeuvre dans les actions.

**Le profil**

**Expérience** : de 2 à 3 ans minimum dans l’assistanat administratif et commercial et si possible dans un centre de formation.

La connaissance des entreprises du secteur, et des métiers, ainsi que des dispositifs de la formation initiale particulièrement de l’apprentissage est un plus.

**Formation **:formation bac +2 ou équivalent en gestion administrative et assistanat commercial.

**Compétences / connaissances**:

- Poste à dominante administrative et commerciale
- Aisance relationnelle et commerciale, au téléphone notamment
- Maîtrise des outils numériques et bureautiques : Word, Excel (fusions, publipostage, tableaux croisés dynamiques, Outlook),
- Expérience éventuelle de solutions de formation telle qu’Yparéo ou d’accompagnement à distance
- Travail en autonomie
- Gestion du temps et des délais

**Conditions d’emploi**:
Emploi national de rattachement : Assistant spécialisé

Niveau : 4

CSP (cadre/AM/Employé) : agent de maîtrise

Temps de travail : CDI temps plein

Rémunération : selon grille

Date prévue d’embauche : dés que possible

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Salaire : 2 100,00€ à 2 200,00€