Assistant Administratif

Ville de Dammarie Les Lys, 21 891 habitants, bordée par la Seine et la Forêt de Fontainebleau.

Proche de la gare de Melun, et desservie par le RER D ainsi que par le Transilien (ligne R, direct Paris Gare de Lyon - Melun en 25 min).

La Ville dispose de commerces de proximité et d’une zone commerciale attractive, ainsi que nombreux équipements culturels (médiathèque, salles de spectacles), scolaires (écoles, collège, lycée et centre de loisirs) et de loisirs (piscine, complexe de la Cartonnerie ; Cinéma, Bowling, Karting, patinoire, etc.)

Ses nombreux parcs et espaces boisés, ses pistes cyclables, son accès direct à la forêt et à la Seine en font une ville verte, agréable à vivre.

Pour répondre au besoin de ses habitants et améliorer leur quotidien, la ville poursuit ses investissements et ses recrutements en s’appuyant sur des valeurs fortes fondées sur le sens du service public, l’esprit d’équipe et le bien-être au travail.

Au sein d’un service d’une dizaine de personnes, composé d’un pôle communication et d’un pôle évènementiel.
Les missions suivantes seront à assurer sous la supervision du N+1.

**Accueil physique et téléphonique**
- Recevoir et orienter les demandes externes et internes (entreprises, associations, collectivité, agglomération, prestataires, agents municipaux ) ;
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages ;
- Rechercher et diffuser des informations en externe et en interne, notamment réglementaires ;
- Hiérarchiser les demandes ou les informations selon leur caractère d'urgence ou de priorité ;
- Orienter, conseiller vers l'interlocuteur et/ou le service compétent ;
- Conseiller les usagers et les agents municipaux sur les procédures à suivre.

**Traitement des dossiers et saisie de documents**
- Savoir prendre des notes, mettre en forme et rédiger des documents administratifs (conventions, courrierset des comptes rendus et des bilans des réunions et des évènements ) ;
- Recevoir, filtrer, réorienter et traiter les courriers électroniques et papiers ;
- Saisir des documents de formes et de contenus divers ;
- Gérer et actualiser une base d'informations (notamment via des tableaux Excel) ;
- Vérifier la validité des informations traitées ;
- Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion du service ;
- Enregistrer et saisir des données informatiques.

**Gestion financière**:

- Demander des devis à des prestataires ;
- Saisir des bons de commande ;
- Achat d’objets promotionnels, cadeaux;
- Assurer le suivi de l'exécution budgétaire avec le N+1.

**Gestion de l’information, classement et archivages de documents**:

- Gestion de l'information, classement et archivage de documents de prêt et de locations du matériel communal (conventions, factures, courriers, chèques de caution ) ;
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers de demandes de prêt ou de location de matériel communal, de déclarations de feu d’artifice auprès de la préfecture;
- Photocopier et assembler des documents ;
- Trier, classer et archiver des documents.

**Planification et suivi**
- Gérer les agendas, les planningsdu service, prendre et organiser les rendez-vous du Responsable de service ;
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service ;
- Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels ).

**Savoir et connaissance**:

- Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes ) ;
- Utiliser des logiciels métiers (Ciril finances, Acropolis ) ;
- Rigueur et souplesse, savoir s’adapter ;
- Ponctualité et réactivité ;
- Etre en mesure de gérer plusieurs dossiers en même temps ;
- Maîtriser les outils bureautiques (pack office) ;
- Maîtriser les procédures administratives ;
- Vocabulaire professionnel du service.

**Profil recherché**:

- Etre titulaire du permis B ;
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales ;
- Excellente expression orale et écrite ;
- Capacité d’organisation et d’anticipation ;
- Savoir travailler en équipe ;
- Avoir le sens du service public.

Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 12 mois

Salaire : 1 700,00€ à 1 850,00€ par mois

Avantages:

- Participation au transport
- RTT

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Périodes de travail de 8 heures
- Travail en journée

Types de primes et de gratifications:

- Prime semestrielle

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Exigé)

Expérience:

- Assistant administratif: 3 ans (Exigé)

Lieu du poste : Un seul lieu de travail