Secretaire Du Departement Informatique

**À propos de nous**:
L’Université de Picardie Jules Verne (UPJV) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP) qui accueille près de 32 000 étudiants en formation initiale ou continue.
Elle développe des formations professionnalisantes désormais pleinement reconnues sur le marché du travail. L'excellence des équipes de recherche est reconnue au plan régional, national et international. Les unités de recherche de l'UPJV sont impliquées dans trois champs disciplinaires que sont les sciences (12 unités de recherche), la santé (11 unités de recherche) et les sciences humaines et sociales (13 unités de recherche). Dans chacun de ces trois champs, les compétences des différents laboratoires sont organisées autour de thématiques fédératrices assurant la lisibilité de l’offre de recherche de l’UPJV.

**Mission**:
**Activités principales**
- Gestion administrative:

- Contact avec les fournisseurs, demande de devis, PV de choix, saisie de bons de commandes SIFAC et suivi de la livraison jusqu’à réception,
- Ordres de mission
- Participation aux réunions, conseils : préparation des convocations, prise de notes et rédaction du compte rendu,
- Gestion des dossiers vacataires,
- Suivi des services enseignants et travail préparatoire à la saisie sur OSE par les enseignants,
- Gestion des ressources humaines de proximité,
- Organisation des élections au Conseil de Département,
- Suivi des volumes horaire des heures d’enseignement (vérification des heures réalisées).
- Etablir différentes statistiques sur les cohortes chaque année
- Tenir à jour un fichier d’entreprises (stages, contrats)
- Assistance au Chef de département et Directeurs d’études:
Participation à l’organisation des activités du Département : Soutenances de stage, Forum de poursuite d’étude (lien avec les formations post BUT), Journée Portes Ouvertes, Forum du lycéen et de l’étudiant, évènements liés à des projets étudiants, Code game Jam, Hackathon,
- Gestion pédagogique:

- CELCAT : Saisie des emplois du temps des différentes formations (BUT1 : 6 groupes, BUT2, 5 groupes, BUT3 : 5 groupes, LP : 1 groupe), modifications ponctuelles,
- APOGEE : saisie des notes, édition et expédition des relevés de notes et attestations provisoires de diplômes, gestion des inscriptions administratives et des démissions, extraction d’éléments pour établir des statistiques
- Gestion des émargements pour les formations en alternance (LP, BUT2, BUT3),
- Gestion des absences, préparation des courriers d’avertissement et envoi après validation par les directeurs d’études
- Gestion en concertation avec les directeurs d’étude des aménagements de cursus (1/3 temps, )
- Préparation des documents (plan de salle d’examen, émargement, reprographie, copies et brouillons) nécessaires pour les différentes évaluations ainsi que prévoir si besoin des surveillants extérieurs et secrétaires d’examen,
- Préparation des commissions et jurys (en collaboration avec les directeurs des études), préparation du jury de licence professionnelle.
- Vérification et suivi des conventions de stage
- Accueil : étudiants, enseignants, professionnels et entreprises, accueil téléphonique.

**Activités associées**
- Interface étudiants / directeurs des études / enseignants
- Accueil et accompagnement des usagers étudiants

**Profil**:

- Maîtrise du pack Office indispensable, tout particulièrement Word et Excel.
- Aisance relationnelle, qualités d’expression écrite et orale.
- Appétence pour les outils numériques et leur prise en main.
- Autonomie relative.
- Adaptabilité rapide aux nouvelles missions