Coordinateur (H/F) Des Secrétaires Médicales Et

**L'Hôpital Pierre ROUQES - Maternité des BLUETS recherche un /une COORDINATEUR(TRICE) DES SECRETAIRES MEDICALES ET DES ACTIVITES DU CENTRE DE SANTE SEXUELLE** L’Hôpital Pierre Rouquès"les Bluets » propose **une offre de soin complète en gynécologie obstétrique **dédiée à la femme, à tous les âges de sa vie. La maternité des Bluets est une maternité de type 1+ plus qui réalise plus de 3200 naissances par an labélisé IHAB. Adossée à une maison de naissance, la maternité de Bluets promeut le développement de la parentalité et l’accompagnement bien traitant de la triade maman, papa, bébé. L’établissement comporte: - Un secteur d’échographie (2 box). - Une unité d’exploration fonctionnelle (2 lits). - Une unité de préparation à la naissance (2 salles). - Un plateau technique (1 box d’accueil obstétrique, 2 pré travail et 8 salles de naissance). 2 unités d’hospitalisation permettant la prise en charge des grossesses à risque et des suites de couches (49 lits) - Un secteur de chirurgie gynécologique ambulatoire (10 places) - Un bloc opératoire avec 2 bloc opératoire et 1 bloc pour les césariennes en urgences. - Un secteur de PMA comprenant: - Une unité de consultation (4 box). - Une unité d’hospitalisation de jour pour l’organisation des ponctions sous locale. - Un secteur de Planning familiale: - Une unité de consultation (4 box) et de réalisation d’IVG médicamenteuse (4 places) - Un bloc externe pour les IVG sous locale. **Missions Principales** **-Coordination opérationnelles des secrétaires médicales (12 ETP) et de l’archiviste (1 ETP)** **-MANAGEMENT DES EQUIPES** - Gestion des plannings des secrétaires - Validation des congés - Suivi des absences - Aide au recrutement - Suivi des fins de contrat (CDD, intérim) et des fins de périodes d’essais - Entretiens professionnels annuels - Animation de réunions hebdomadaires - Coordination de l’intégration des nouveaux arrivants - Création des outils et du parcours de formations des nouveaux arrivants - Suivi des formations des équipes - **GESTION OPERATIONNELLE DES ACTIVITES** - Adaptation des équipes à l’activité - Participation à la gestion de l’absentéisme - Evaluation de la charge de travail - Création d’outils de travail (modèles ordonnances, passeports ambulatoires etc) - Déploiement d’outils de travail - Création des comptes sur Doctolib - Création des agendas sur Doctolib (ouverture, fermeture, motifs de rdv) - Construction et utilisation d’outils de pilotage, tableaux de bords et indicateurs - **COORDINATION DES ACTIONS QUALITE AU SEIN DES SECRETARIATS** - **COORDINATION DES DEMANDES DE DOSSIERS MEDICAUX EN LIEN AVEC LA CDU** - **ACCOMPAGNEMENT DES PROJETS EN LIEN AVEC LES SECRETARIATS ET LES ARCHIVES** - **RENFORT DES EQUIPES EN CAS DE BESOIN** - **COORDINATION DES ACTIVITES DU CENTRE DE SANTE SEXUELLE** - **SUIVI DE L' ACTIVITE DU CESEX** - Suivi des IVG réalisées - Tableau de suivi des activités du CESEX - Tableau de suivi des animations en milieu scolaire - Suivi des statistiques pour la DAF - Tableau de suivi annuel des consultations facturées et gratuites du CESEX - Suivi des dépenses du CESEX - Suivi du taux d’occupation des locaux - **CODAGE DES CONSULTATIONS DES IVG** - **COORDINATION DES ASSEMBLEES GENERALES DU GCS** - Convocation à l’AG - Réalisation du compte rendu de l’AG - Elaboration du rapport annuel du GCS - **COORDINATION DES PROJETS DU CESEX** - Gestion et suivi des études médicales - Suivi des demandes de stage - Coordination des sollicitations des partenaires - Coordination des projets en lien avec le médecin responsable de l’unité et la responsable projets de l’établissement - **COORDINATION DES PARTENAIRES DU CESEX** - Accueillir les patientes - Traiter et coordonner les opérations et les informations médico-administratives - Traitement des courriers, des dossiers et des documents médicaux (enregistrement, tri, diffusion et archivage) - Saisie et mise en forme de documents, rapports, courriers, comptes rendus médicaux - Accueil physique et téléphonique - Gestion des boîtes mail du service - Planification des rendez-vous des patientes - Reproduction des dossiers médicaux - Récupération de données auprès des médecins du réseau de la PMA - Appel des patientes pour le résultat de l’échographie dans le cadre du suivi des débuts de grossesse - Transmission de ce résultat à_(médecin traitant, médecin PMA ???) ou enregistrement du résultat dans dossier physique et électronique ??_ - Participation aux activités de recherche avec le médecin et les partenaires concernés. **Formation ou Diplôme** - Formation en secrétariat médical ou expérience de management de secrétaires médicales - Connaissances des enjeux hospitaliers - Expérience hospitalière - Expérience en management obligatoire - Expertise en secrétariat médical - Accompagnement aux changements organisationnels **Quali