Un-e Secretaire

**MISSIONS**

Au sein d'une équipe pluridisciplinaire de 10 personnes et placée sous la responsabilité de la Directrice Adjointe, vous l’assistez dans la gestion des tâches administratives de l’établissement.

**Activités principales du poste**:
Ø **Accueil et communication**
- Accueil physique des familles et partenaires.
- Réception et transmission des appels téléphoniques.
- Réception et transmission du courrier reçu et envoyé.
- Mise à jour du répertoire interne.
- Suivi des dossiers via le logiciel des usagers NEMO.
- Envoie des vœux et des invitations aux portes ouvertes.
- Mise en page du bilan d’activité et envoi aux partenaires.

Ø **Suivi administratif**
- Mise à jour du livret d’accueil.
- Suivi administratif du personnel.
- Elaboration des tableaux de suivi (absences, congés, droits tickets restaurant, temps de travail).
- Tenue et archivage des dossiers du personnel du servie et du registre du personnel (salariés, stagiaires).
- Tenue du tableau affichage employeur.
- Participation aux réunions d’équipe.
- Rédaction des courriers administratifs.
- Relecture et mise en forme des écrits professionnels.
- Transmission des éléments relatifs au contrat de travail, aux éléments variables de paie et aux arrêts maladie (HRA, interlocuteur paie).

Ø **Gestion (en lien avec le Cadre Administratif et Financier)**
- Gestion des stocks de tickets restaurant.
- Assurer la préparation et la réception des commandes.
- Suivi de l’entretien des locaux, des véhicules et de la maintenance du matériel.

Ø **Comptabilité (en lien avec le Cadre Administratif et Financier)**
- Récupération et vérification des documents comptables.
- Suivi des factures à payer.
- Préparation et transmission des documents comptables au service comptabilité du Groupe SOS.
- Elaboration de la facturation.

**Compétences requises**:
Ø **Connaissances / savoirs** (savoirs techniques, cadre règlementaire, diplôme requis, etc.)
- Diplôme de secrétariat de niveau IV
- Maitrise des outils informatiques, logiciel Word, Excel, internet
- Notion du cadre législatif du champ de la protection de l’enfance

Ø **Savoir-faire**
- Être réactive face aux demandes des interlocuteurs téléphoniques ou des visiteurs.
- Savoir écouter les demandes téléphoniques, les évaluer et les orienter auprès des membres de l’équipe.
- Savoir prendre les messages téléphoniques de façon claire et précise.
- Avoir des qualités en termes d’accueil des visiteurs.
- Savoir gérer son temps de travail en focntion des besoins et des contraintes horaires.
- Classer et archiver les dossiers.
- Être capable de tenir à jour les documents administratifs concernant le personnel du service (demandes de congés, fiches préparatoires de salaires ).
- Savoir tenir des fichiers à jour.
- Concevoir et mettre en page des documents sur support informatique.
- Savoir tenir un standard et s’exprimer avec clarté au téléphone.
- Savoir anticiper les besoins de matériel pour le personnel.
- Savoir établir des bons de commandes.
- Faire des recherches rapides et précises pour répondre aux questions posées.
- Avoir des facilités rédactionnelles.

Ø **Savoir-être**
- Disponibilité
- Polyvalence
- Organisation
- Sens du contact
- Discrétion
- Rigueur
- Réactivité.
- Autonomie.
- Capacité d’écoute.
- Travail en équipe.

Capacité de rédaction et de frappe.

Type d'emploi : Temps plein

Salaire : 1 680,00€ à 1 800,00€ par mois

Programmation:

- Du Lundi au Vendredi
- Travail en journée

Type de contrat:

- CDI