(H/F) Secrétaire Administratif∙ve

il y a 7 jours

Paris, France Partium Temps plein

Le cabinet Partium recrute** **un-e **secrétaire administratif ve H/F** en **CDI** pour Vox Pharma,** **à** Paris 9**ème**.**

Filiale de la Fédération des Syndicats Pharmaceutiques de France (FSPF), Vox Pharma est une société dont l’activité principale est l’édition d’un organe d’informations scientifiques et professionnelles pharmaceutiques : le Pharmacien De France (PDF). Elle organise également le Congrès National des Pharmaciens (CNP).

Hiérachiquement rattaché-e au co-gérant de Vox Pharma et en lien étroit avec le directeur de publication le-a secrétaire administratif-ve travaille principalement pour le Pharmacien De France (PDF) et le Congrès National des Pharmaciens (CNP), mais aussi pour d’autres produits éventuels Vox Pharma. Il-elle travaille autrement avec une autre secrétaire, quatre journalistes et deux commerciaux.

Les missions principales du-de la secrétaire administratif-ve sont:

- Gestion et SAV du matériel (imprimante, machine à café, etc.) et commande de consommables
- Gestion du courrier Vox Pharma
- Gestion des fichiers abonnés PDF et gestion des extractions
- Gestion des fichiers des participants/intervenants au CNP et autres manifestations
- Gestion logistique des événements accueillis dans les locaux (Amphi Officine, Conférence de presse CNP, etc.)
- Aide à la gestion des sites internet et envoi des newsletters
- Assurer le SAV du PDF (pour chaque numéro)
- Récupérer les annonces en date et en heure pour chaque numéro
- S’assurer de la conformité des contenus
- Transmettre à l’agence la maquette
- Éditer et adresser les factures et justificatifs aux clients
- Assurer le SAV du CNP (suivi administratif et logistique)
- Envoyer Demande d’Admission clients (DA)
- Envoyer guide technique CNP
- Récupérer les logos clients pour mise en ligne site web
- Créer les comptes clients en ligne sur le site web pour la gestion des badges exposants
- Assurer la relation clients afin de garantir la mise en place des stands (équipements, enseignes, informations utiles, etc.)
- Saisie des factures VOX pharma à partir des devis validés par les clients (formation SAGE)
- Relance des impayés PDF et CNP
- Screening de la presse pharmacie
- Identifier les nouveaux annonceurs
- Récupérer les coordonnées du donneur d’ordre pour lui adresser gracieusement le PDF et son Kit média
- Suivi des partenariats Pharma Vox (stand Pharmagora, échanges marchandises CNP, etc.)

Doté-e d’expérience sur des fonctions similaires, vous êtes à l’aise avec l’utilisation d’une base de données, ainsi que des outils informatiques (Word, Excel, PPT) et digitaux (internet, mise à jour d’un site web, etc.). Votre capacité à intervenir dans la gestion d’événements sera un atout.

Reconnu-e pour vos capacités d’adaptation et votre dynamisme, vous faites également preuve d’esprit d’équipe et de bienveillance. Vous avez également des facilités à l’écrit et à l’oral. Vous êtes organisé-e rigoureux-se et vous savez hiérarchiser les priorités.

**Poste basé à Paris 9**ème** en CDI et à temps plein, à pourvoir dès que possible**
**Rémunération : 30 K€ bruts annuels (sur 13 mois)

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