Secretaire en Unité

**Missions**

L’adjoint administratif en unité éducative apporte une aide continue au Responsable d’Unité Educative (RUE) en matière d’organisation, de gestion, d’information, de communication et de suivi des dossiers afin de lui permettre de se consacrer pleinement à ses missions d’organisation de la prise en charge des mineurs. L’adjointe administrative peut être amenée, dans le cadre de ses missions, à participer aux réunions et aux temps institutionnels de l’unité et du service.

**Activités**

L’agent, chargé de fonctions administratives d’exécution, planifie et organise son travail dans le cadre d’instructions définies par le RUE.

**Assurer l’accueil du public**:

- Assurer l’accueil téléphonique des mineurs, de leur famille, des magistrats prescripteurs, des partenaires et les orienter vers l’interlocuteur adéquat
- Accueillir les mineurs et leurs familles qui viennent à l’unité sur rendez-vous ou spontanément
- Afficher l’information à destination des mineurs et de leurs familles
- Saisir le contenu de la décision judiciaire (modules, natinf, numéro parquet ) sur le logiciel Parcours. Le cas échéant, réaliser les modifications nécessaires et clôturer la décision.
- Editer les tableaux de suivi à la demande de la DS et après vérification de la RUE (jeunes détenus, jeunes placés, audience )
- Editer les tableaux de suivi de l’activité à partir des tableaux transmis par les éducateurs et le logiciel Parcours à la demande du RUE et du DS
- Réservation SOLTEN/ISM

**Gestion administrative**
- Sur validation hiérarchique, éditer, assurer le renseignement et la mise à jour du contenu des outils de suivi de l’unité (véhicule, planning, permanence, déplacement, tableau Arc en ciel)
- Enregistrer les courriers (postaux et électroniques) et en assurer le suivi
- Organiser la documentation présente sur l’unité (plaquettes, affichages salle d’attente : Maison des adolescents, Mission locale )
- Créer et organiser les dossier jeunes
- Organiser l’archivage des documents et des dossiers de l’unité
- S’assurer de la bonne réception des documents judiciaires concernant le jeune (lien avec le SEAT, avec les greffes)
- Sur validation hiérarchique, centraliser, diffuser et afficher les informations relatives à l’actualité de l’action sociale, de la protection de l’enfance, de la PJJ...
- Mettre en page et transmettre les documents administratifs et les classer sur le dossier « commun »
- Mettre en page et transmettre les documents à destination des partenaires (courrier d’attribution de la mesure aux magistrats, convocation de relance aux familles dans le cadre de l’entretien à 5 jours, courriers d’invitation aux partenaires )

**Contribuer à la prise en charge des aspects logistiques de la gestion de l’unité**:

- En lien avec la hiérarchie, gérer les stocks (matériaux bureautiques, fournitures, timbres, Tickets Restaurants, tickets de transport)
- Suivre les achats et les livraisons
- Saisir les demandes d’achat via « CHORUS formulaire » pour l’unité éducative
- Réaliser le tableau de suivi des ROBS
- Alimenter l’outil de suivi budgétaire et des valeurs inactives (tickets de transports, Tickets Restaurant, timbres ) de l’UEMO
- Le cas échéant, tenir la sous régie sur proposition de l’autorité hiérarchique
- Assurer le cas échéant le rôle « assistant chorus DT » (préparer les ordres de mission permanents et temporaires),
- Editer les habilitations de conduite pour les agents de l’unité,
- Assurer le référencement des cartes d’achat de l’unité

**Participer à la gestion de proximité** **dans différents domaines des ressources humaines**
- Après leur validation par le directeur de service ou le responsable d’unité éducative, transmettre les documents RH à la DT ou à la DIR (accidents de service, CMO )
- Notifier aux agents les arrêtés les concernant
- Transmettre le planning concernant les CREP
- Le cas échéant, renseigner l’outil grève
- Renseigner et transmettre le tableau mensuel des absences des agents (ASA, CMO, attestation isolement)
- Editer et transmettre les PV d’installation ainsi que les pièces nécessaires à la prise en charge financière des agents (traitement familial, transport)
- Transmettre les documents relatifs à l’accueil des nouveaux arrivants
- Assurer l’organisation des déplacements des professionnels de l’unité à l’aide du pro-logiciel Assurer l’organisation des déplacements des professionnels de l’unité à l’aide du pro-logiciel Chorus DT et transmettre aux agents l’actualisation des libellés (axes ministériels, centre de coût) sur la fiche memo
- Tenir un tableau récapitulatif des formations réalisées sur l’UEMO

Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 12 mois

Salaire : 1 200,00€ à 1 600,00€ par mois

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Lieu du